Welche Software für die Verwaltung eines Tierheims?

Ein Tierheim zu führen ist eine anspruchsvolle Aufgabe: Dutzende Tiere mit ganz unterschiedlichen Geschichten, Ehrenamtliche, die sich abwechseln, Pflegestellen, die koordiniert werden müssen, Vermittlungen, die vorbereitet werden wollen, und Verwaltungspflichten, die einzuhalten sind. Lange wurden diese Abläufe mit Excel-Tabellen, Papierheften oder E-Mails organisiert – heute gibt es eine deutlich effizientere Alternative: eine eigene Software für die Tierheimverwaltung.

Warum eine spezielle Software für Tierheime?

Eine Tabelle kann eine Liste von Tieren führen. Aber sie kann keine Benachrichtigung an einen Ehrenamtlichen senden, keine Vermittlungsakte automatisch erstellen und einer Pflegestelle nicht zeigen, welche Behandlungen das betreute Tier gerade bekommt. Eine Fachsoftware wie Son Espace Refuge ist auf die echten Bedürfnisse vor Ort ausgelegt, nicht auf die eines Büros.

Die unverzichtbaren Funktionen einer Tierheim-Software

1. Ein eigenes Profil für jeden Schützling

Jedes Tier braucht ein eigenes digitales Profil: Tierart, Rasse, Alter, Krankengeschichte, Impfungen, laufende Behandlungen, Verhalten, Fotos. Son Espace Refuge bündelt all diese Informationen in einer vollständigen Akte, auf die das ganze Team per Smartphone oder Computer zugreifen kann. Die Akte begleitet das Tier von der Aufnahme im Tierheim bis zur Vermittlung.

2. Rückverfolgbarkeit per QR-Code

Eine der beliebtesten Neuerungen bei Tierheimen, die Son Espace Refuge nutzen, ist die Rückverfolgbarkeit per QR-Code. Jedes Tier hat seinen eigenen druckbaren Code. Wenn ein Ehrenamtlicher mit einem Hund Gassi geht, ihn füttert oder versorgt, scannt er einfach den QR-Code mit seinem Smartphone: Die Tätigkeit wird sofort mit Uhrzeit und Name des Ehrenamtlichen gespeichert. Schluss mit verlorenen oder unleserlichen Papierlisten.

3. Verwaltung der Ehrenamtlichen

Im Tierheim wechseln sich die Ehrenamtlichen ab, und Informationen müssen reibungslos weitergegeben werden. Mit Son Espace Refuge können Sie beliebig viele Ehrenamtliche hinzufügen, jeweils mit eigenem Zugang zur App. Der Verlauf ist lückenlos: Jeder Tagebucheintrag zeigt, wer was um welche Uhrzeit getan hat – das sichert die Kontinuität der Versorgung und stärkt die Verantwortung im Team.

4. Pflegestellen

Ein Tier an eine Pflegestelle zu geben, erfordert eine sorgfältige Übergabe von Informationen. Mit Son Espace Refuge haben Pflegestellen einen eigenen Zugang zur App. Sie können die Akte des betreuten Tieres einsehen, Beobachtungen eintragen und das Team bei Bedarf benachrichtigen. Das Tierheim behält den Überblick über alle untergebrachten Tiere.

5. Vermittlungen im Blick

Eine Vermittlung vorzubereiten, ist mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden. Son Espace Refuge vereinfacht diesen Ablauf: Vorbereitung der Vermittlungsunterlagen, Verfolgung des Status jedes Tieres (verfügbar, auf Pflegestelle, vermittelt) und Übergabe der vollständigen digitalen Akte – Impfungen, Behandlungen, Vorgeschichte, Fotos – an die neue Familie mit einem Klick.

6. Buchhaltung und Spenden

Tierschutzvereine müssen gegenüber Spendern und Mitgliedern Rechenschaft ablegen. Son Espace Refuge enthält ein vereinfachtes Buchhaltungsmodul, um Ausgaben, Einnahmen und Spenden zu erfassen. Das erleichtert die Berichterstattung für Vereine (in Frankreich Vereine nach dem Gesetz von 1901).

7. Verwaltung von Gehegen und Räumen

Wer in Echtzeit sieht, wie die Tiere auf Gehege oder Boxen verteilt sind, kann den verfügbaren Platz optimal nutzen, Neuaufnahmen vorausplanen und Überbelegungen erkennen. Son Espace Refuge bietet einen Gesamtüberblick über die Belegung der Räume.

Was kostet eine Tierheim-Software?

Son Espace Refuge steht allen Einrichtungen offen, unabhängig von ihrer Größe:

• Tarif Kostenlos: die wesentlichen Funktionen, ideal für den Einstieg oder für sehr kleine Einrichtungen
• Tarif Kleines Tierheim für 4,99 €/Monat: bis zu 5 Tiere pro Tierart, der beliebteste Tarif
• Tarif Mittleres Tierheim für 14,99 €/Monat: bis zu 10 Tiere pro Tierart
• Tarif Großes Tierheim für 29,99 €/Monat: unbegrenzt viele Tiere, für große Einrichtungen

Alle kostenpflichtigen Tarife gibt es monatlich oder jährlich, mit zwei geschenkten Monaten bei jährlicher Zahlung, und sie enthalten die in Frankreich ab dem 1. September 2026 verpflichtende elektronische Rechnungsstellung.

Der Tarif wird direkt beim Anlegen des Kontos in der App gewählt, ohne Vertragsbindung.

Auf welchen Geräten läuft Son Espace Refuge?

Son Espace Refuge ist für iPhone und iPad (iOS), Android-Smartphones und -Tablets sowie als Web-Version in jedem Browser verfügbar. Team und Ehrenamtliche können die App auf ihren eigenen Geräten nutzen, ohne spezielle Hardware kaufen zu müssen. Alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert.

Fazit

Ein gut geführtes Tierheim bedeutet: mehr Tieren geholfen, effizientere Ehrenamtliche und besser vorbereitete Vermittlungen. Genau dafür ist Son Espace Refuge gemacht: den Verwaltungsaufwand zu verringern, damit das Team seine Energie dem widmen kann, was wirklich zählt – dem Wohl der Tiere.