Factures et dépenses
Dans Son Espace Santé, l'écran Factures vous aide à garder toutes les dépenses de vos animaux au même endroit : factures du vétérinaire, nourriture, toilettage, pension… Vous pouvez photographier vos justificatifs, répartir une facture entre plusieurs animaux, noter les remboursements de votre assurance et suivre votre budget.
Vous êtes un professionnel (éleveur, refuge, pension) ? Votre comptabilité complète est décrite dans la page Comptabilité.
Accéder à vos factures
- Toutes vos factures : touchez Factures dans la barre de boutons en bas de l'écran (ou dans le bouton plus). L'écran s'intitule Mes factures.
- Les factures d'un animal : sur la fiche de l'animal, dans le bloc Documents, touchez Factures (« Dépenses et factures de l'animal »).
- Les factures d'un rendez-vous : sur la fiche d'un événement de l'agenda, le bloc Factures liste les factures liées et permet d'en ajouter une (voir Agenda et rendez-vous).
Ajouter une dépense
Touchez Ajouter en bas de l'écran Mes factures. Trois choix s'affichent :
- Dépense : une facture que vous avez payée ;
- Remboursement : une somme reçue (remboursement d'assurance, revente…) ;
- Photo : une dépense créée à partir de la photo ou du PDF de la facture.
Depuis la page Factures d'un animal, le bouton Dépense / Facture crée directement une dépense rattachée à cet animal.
À partir d'une photo
- Touchez Ajouter, puis Photo, et photographiez la facture ou choisissez un fichier (images ou PDF).
- L'application analyse le document et préremplit la date, le fournisseur, la description et les lignes avec leurs montants.
- Elle essaie aussi de reconnaître vos animaux cités sur la facture et les associe aux lignes concernées.
- Si des produits pour animaux sont repérés (médicaments, antiparasitaires…), elle vous propose de les ajouter à votre Pharmacie.
- Relisez, corrigez si besoin, puis sauvegardez.
Saisie manuelle
- Date de la facture : la date d'achat.
- Fournisseur : le vétérinaire, le magasin, la pension… Vous pouvez le choisir dans votre liste ou le créer.
- Lignes : ajoutez une ligne par achat avec son libellé, son montant et le ou les animaux concernés.
- Répartition : quand une ligne concerne plusieurs animaux, choisissez Équitable (montant divisé à parts égales), Au poids (au prorata du poids de chaque animal) ou Pas de répartition.
- Notes / Description : un commentaire libre.
- Joignez la photo ou le PDF du justificatif.
Enregistrer un remboursement d'assurance
Ouvrez la dépense remboursée et touchez Remboursement en haut de la facture, puis saisissez le montant remboursé (assurance, mutuelle, tiers payant). Le remboursement reprend les animaux, le rendez-vous et la répartition de la dépense : il apparaît donc dans les mêmes filtres. Vous pouvez aussi créer un remboursement depuis Ajouter.
Retrouver une facture
L'onglet Factures liste vos factures, regroupées par mois sur téléphone ou dans un tableau triable sur ordinateur. Plusieurs filtres sont disponibles :
- la période (année civile) ;
- les animaux concernés (« Tous les animaux » par défaut) ;
- le type : Tous, Dépenses ou Remboursements ;
- le bouton Impayées, pour ne voir que les factures pas encore réglées.
Le Total de la période s'affiche au-dessus de la liste. Touchez une facture pour la consulter, puis Modifier pour la corriger.
Le tableau de bord
L'onglet Tableau de bord présente votre budget sur la période choisie (Exercice en cours, Exercice précédent, 12 derniers mois ou tout l'historique) :
- une courbe du cumul de vos dépenses, avec en pointillés la période précédente pour comparer ;
- le total dépensé, le Rythme mensuel et une Projection fin d'exercice (estimation) ;
- vos remboursements, s'il y en a ;
- Où part l'argent : la répartition de vos dépenses par fournisseur ;
- Où part l'argent, par animal : la répartition par animal ;
- Factures à régler : les factures que des professionnels vous ont envoyées et qui restent à payer.
Touchez un fournisseur ou un animal dans ces graphiques pour afficher la liste des factures correspondantes. Un bandeau de filtre apparaît alors : touchez-le pour le retirer.
Les factures reçues d'un professionnel
Quand une pension, un éleveur ou un refuge qui utilise l'application vous facture, la facture apparaît automatiquement dans vos dépenses. Si le professionnel a activé le paiement en ligne, vous pouvez la régler directement depuis la facture. Voir Paiement en ligne.
Exporter vos factures
L'onglet Exports propose des Exports comptables sur la période : notamment le journal de vos factures en tableur (CSV ou Excel) et l'Archive des factures (fichiers PDF et index, en ZIP). Pratique pour un dossier d'assurance ou pour faire le point en fin d'année.
Les factures de la boutique
Chaque commande payée dans votre boutique en ligne crée sa facture client, et un remboursement émet l'avoir correspondant, sans ressaisie. Voir Boutique en ligne.
Questions fréquentes
Pourquoi voir mes factures sur la fiche de chaque animal ?
Une facture répartie entre plusieurs animaux apparaît sur la fiche de chacun : vous savez ainsi combien coûte chaque animal, même quand une facture de vétérinaire ou un sac de croquettes concerne plusieurs compagnons.
Les montants sont-ils hors taxes ?
Non : dans Son Espace Santé, tous les montants sont ceux que vous avez réellement payés, taxes comprises.