Comptabilité

Le module Compta rassemble toutes les factures de votre structure : ce que vous facturez à vos clients, ce que vous achetez à vos fournisseurs et les avoirs. Il calcule vos totaux, repère les impayés et prépare les fichiers à transmettre à votre comptable.

Vous utilisez l'application Son Espace Santé en tant que particulier ? Le suivi de vos dépenses est décrit sur la page Factures & Dépenses.

Accéder à la comptabilité

• Depuis la barre de boutons en bas de l'écran : bouton Compta.
• Depuis le menu latéral, rubrique Compta : vous y trouvez la liste des factures, les Clients (appelés Adoptants dans l'application Refuge) et les Fournisseurs.

L'écran comporte trois onglets : Tableau de bord, Factures et Récap (ou Exports si vous êtes assujetti à la TVA).

Les trois types de pièces

Ajouter une facture ou une dépense

1. Dans Compta, appuyez sur Ajouter dans la barre d'actions en bas de l'écran.
2. Choisissez Dépense, Recette (une facture à vos clients), Avoir ou Photo.
3. Renseignez la Date de la facture, puis le client ou le fournisseur.
4. Ajoutez les lignes avec Ajouter une ligne : description, montant, taux de TVA et animaux concernés.
5. Indiquez si la facture est déjà payée et, pour une facture client, le Délai de paiement (à réception, 30, 45 ou 60 jours).
6. Appuyez sur Sauvegarder.

Vous pouvez aussi ajouter une facture directement depuis un rendez-vous de l'agenda : elle reste alors liée à cet événement.

Les autres réglages d'une facture

• Devise : l'euro par défaut, d'autres devises sont disponibles.
• Répartition entre les animaux d'une ligne : Pas de répartition, Équitable ou Au poids. La répartition au poids nécessite un poids enregistré pour chaque animal.
• Notes / Description : un commentaire libre.
• Sur une facture client : exemption de TVA, IBAN et BIC à faire figurer sur le document.

Importer une facture depuis une photo ou un PDF

Le bouton Photo vous évite la saisie manuelle d'une facture reçue.

1. Dans Compta, appuyez sur Ajouter puis Photo.
2. Prenez la facture en photo ou choisissez une image ou un PDF.
3. L'application lit le document et pré-remplit la date, les lignes, les montants et le fournisseur.
4. Vérifiez les informations, corrigez si besoin, puis sauvegardez.

Si le PDF est une facture électronique, ses données sont reprises telles quelles. Sinon, la lecture se fait par intelligence artificielle : relisez toujours le résultat.

Le fournisseur est retrouvé parmi ceux que vous connaissez déjà ou créé automatiquement. S'il lui manque son numéro SIRET, l'application vous propose de le compléter.

Si des produits de soin sont reconnus sur la facture, l'application vous propose de les ajouter à votre pharmacie.

Valider une facture

Une facture client reste en Brouillon tant que vous ne l'avez pas validée. En brouillon, vous pouvez la modifier et la Prévisualiser.

1. Ouvrez la facture et appuyez sur Valider.
2. Confirmez : la facture reçoit un numéro définitif.
3. L'application génère le PDF au format facture électronique. Il se récupère ensuite avec Télécharger le PDF.

Pour valider, votre numéro SIRET (et votre numéro de TVA si vous facturez la TVA) doit être renseigné dans Réglages > Informations légales. S'il manque, l'application vous y conduit avec le bouton Compléter mes informations.

Si votre client a lui aussi un compte dans l'application, il retrouve automatiquement la facture validée dans ses propres factures.

Pour la facture électronique et l'envoi aux entreprises, voir Facturation électronique. Pour faire régler une facture par carte, voir Paiement en ligne.

La liste des factures

L'onglet Factures regroupe vos pièces par mois, avec le total de chaque mois et le Total de la période.

• Choisissez l'exercice fiscal à afficher dans la liste déroulante en haut.
• Filtrez par type : Tous, Dépenses, Factures ou Avoir.
• Activez le filtre Impayées pour ne voir que ce qui reste à encaisser.
• Filtrez par animal pour connaître le coût d'un animal.

Des pastilles signalent l'état de chaque facture : Brouillon, En attente paiement, Lien de paiement ou Payé en ligne.

Les montants sont affichés hors taxes.

Le tableau de bord

L'onglet Tableau de bord analyse vos chiffres sur la période choisie : Exercice en cours, Exercice précédent, 12 derniers mois ou Tous.

Vous pouvez raisonner en montants Facturé ou Encaissé.

Selon votre application, le tableau de bord ajoute des chiffres propres à votre métier :

• Pension : séjours facturés, moyenne par séjour, nouveaux clients et clients récurrents.
• Éleveur : marge par portée, avec recettes, dépenses et coût par petit.
• Refuge : dons et recettes, et besoin de financement.

Le tableau de bord affiche aussi vos Factures à régler, la TVA collectée et déductible de la période, et une rubrique À finir (brouillons, factures sans numéro ou sans contrepartie).

Le détail du tableau de bord est réservé aux offres payantes. Avec une offre gratuite, vous voyez vos totaux et vos factures restent accessibles sans limite. Voir Abonnement.

Récap et exports comptables

L'onglet Récap (ou Exports) se règle sur une période : Année en cours, Année précédente, Tous ou des dates de votre choix.

Si vous êtes en franchise de TVA (micro-entreprise), un tableau donne votre chiffre d'affaires mois par mois ou trimestre par trimestre, en facturé et en encaissé. Le bouton Copier le copie pour votre déclaration.

Les Exports comptables disponibles :

Export	Contenu	Format
Journal	Une ligne par facture : hors taxes, TVA par taux, toutes taxes comprises, client ou fournisseur.	CSV, Excel
Récapitulatif TVA	TVA collectée et déductible par taux, pour votre déclaration. Masqué en franchise de TVA.	CSV, Excel
Archive des factures	Les PDF des factures de la période et un index, dans un fichier compressé.	ZIP
FEC (écritures comptables)	Le fichier des écritures comptables demandé par l'administration fiscale, pour votre expert-comptable.	FEC

Clients et fournisseurs

Chaque facture est rattachée à une contrepartie : un client pour une facture ou un avoir, un fournisseur pour une dépense.

• Un client est créé automatiquement dès qu'un séjour, une réservation ou une adoption est enregistré.
• Un fournisseur est créé dès qu'une facture reçue est enregistrée.
• Dans une facture, vous pouvez choisir une fiche existante, un utilisateur de l'application ou en créer une nouvelle (entreprise ou particulier).
• Les fiches en double peuvent être fusionnées depuis ce même écran de sélection.

Les listes Clients et Fournisseurs (menu latéral, rubrique Compta) se trient par date récente, par nom ou par montant, et proposent une recherche. Les fiches archivées sont sous Archivés.

La fiche d'un client affiche son chiffre d'affaires, ce qu'il reste à payer et plusieurs onglets :

• Détails : coordonnées, et pour une entreprise sa raison sociale, son SIRET et son numéro de TVA.
• Séjours (Pension), Réservations et ventes (Éleveur) ou Adoptions (Refuge).
• Animaux : les animaux de ce client.
• Factures : toutes ses factures, avec leur statut.

Archiver un client le retire de la liste active, sans effacer ses factures ni son historique.

Frais refacturés et ventes de petits

Plusieurs activités dans une même structure

Si votre structure exerce plusieurs activités (par exemple refuge et pension), un filtre Tous / Refuge / Pension / Élevage apparaît en haut de la comptabilité.

Il s'applique au tableau de bord, à la liste, au récap et aux exports. Chaque facture porte un badge d'activité, déduite automatiquement ; vous pouvez la changer avec le champ Activité de la facture.

Réglages de la comptabilité

Les réglages se trouvent dans Réglages > Comptabilité et TVA, ou via l'icône d'engrenage à côté du choix de l'exercice dans la liste des factures. Dans l'application Pension, l'écran Comptabilité et TVA donne aussi accès, pour les administrateurs, à Facturation électronique et paiement en ligne (voir Facturation électronique).

• Jour et mois de début de votre exercice fiscal.
• Délai de paiement par défaut.
• Exempté de TVA (Auto-entrepreneur) : ajoute la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur vos factures.
• Régime de déclaration TVA, si vous êtes assujetti.
• Devise par défaut, IBAN et BIC par défaut.

Seul un administrateur peut modifier ces réglages ; les autres membres peuvent les consulter.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer une facture validée ?

Non. Une facture validée a un numéro définitif. Émettez un avoir pour l'annuler.

Comment marquer une facture comme payée ?

Ouvrez-la et appuyez sur son statut, ou appuyez sur le statut de la facture dans la carte d'encours du tableau de bord. Ce geste demande le droit de modification en comptabilité.

Les dons du refuge sont-ils dans la comptabilité ?

Les dons, adhésions et reçus fiscaux ont leur propre écran : voir Dons et reçus fiscaux.