Contabilidade

O módulo Contabilidade reúne todas as faturas da sua estrutura: o que fatura aos seus clientes, o que compra aos seus fornecedores e as notas de crédito. Calcula os seus totais, deteta as faturas por pagar e prepara os ficheiros a enviar ao seu contabilista.

Usa a aplicação Son Espace Santé como particular? O acompanhamento das suas despesas está descrito na página Faturas e despesas.

Aceder à contabilidade

• Na barra de botões, no fundo do ecrã: botão Contabilidade.
• No menu lateral, secção Contabilidade: encontra aí a lista das faturas, os Clientes (chamados Adotantes na aplicação Abrigo) e os Fornecedores.

O ecrã tem três separadores: Painel, Faturas e Resumo (ou Exportações se estiver sujeito a IVA).

Os três tipos de documentos

Adicionar uma fatura ou uma despesa

1. Em Contabilidade, toque em Adicionar na barra de ações, no fundo do ecrã.
2. Escolha Despesa, Receita (uma fatura aos seus clientes), Nota de crédito ou Foto.
3. Preencha a Data da fatura e depois o cliente ou o fornecedor.
4. Adicione as linhas com Adicionar uma linha: descrição, montante, taxa de IVA e animais em causa.
5. Indique se a fatura já está paga e, numa fatura a cliente, o Prazo de pagamento (a pronto, 30, 45 ou 60 dias).
6. Toque em Guardar.

Também pode adicionar uma fatura diretamente a partir de uma marcação da agenda: fica então associada a esse evento.

As outras definições de uma fatura

• Moeda: o euro por predefinição; estão disponíveis outras moedas.
• Repartição entre os animais de uma linha: Nenhuma, Equitativa ou Por peso. A repartição por peso requer um peso registado para cada animal.
• Notas / Descrição: um comentário livre.
• Numa fatura a cliente: isenção de IVA, IBAN e BIC a incluir no documento.

Importar uma fatura a partir de uma foto ou de um PDF

O botão Foto evita-lhe a introdução manual de uma fatura recebida.

1. Em Contabilidade, toque em Adicionar e depois em Foto.
2. Fotografe a fatura ou escolha uma imagem ou um PDF.
3. A aplicação lê o documento e pré-preenche a data, as linhas, os montantes e o fornecedor.
4. Verifique as informações, corrija se necessário e guarde.

Se o PDF for uma fatura eletrónica, os dados são retomados tal como estão. Caso contrário, a leitura é feita por inteligência artificial: releia sempre o resultado.

O fornecedor é encontrado entre os que já conhece ou criado automaticamente. Se lhe faltar o número SIRET, a aplicação propõe-lhe completá-lo.

Se forem reconhecidos produtos de cuidados na fatura, a aplicação propõe adicioná-los à sua farmácia.

Validar uma fatura

Uma fatura a cliente fica em Rascunho enquanto não a validar. Em rascunho, pode alterá-la e Pré-visualizar.

1. Abra a fatura e toque em Validar.
2. Confirme: a fatura recebe um número definitivo.
3. A aplicação gera o PDF no formato de fatura eletrónica. Pode depois obtê-lo com Descarregar PDF.

Para validar, o seu número SIRET (e o seu número de IVA, se faturar IVA) tem de estar preenchido em Definições > Informações legais. Se faltar, a aplicação leva-o até lá com o botão Completar as minhas informações.

Se o seu cliente também tiver conta na aplicação, encontra automaticamente a fatura validada nas suas próprias faturas.

Para a fatura eletrónica e o envio a empresas, ver Faturação eletrónica. Para receber o pagamento de uma fatura por cartão, ver Pagamento online.

A lista das faturas

O separador Faturas agrupa os seus documentos por mês, com o total de cada mês e o Total do período.

• Escolha o exercício fiscal a mostrar na lista pendente no topo.
• Filtre por tipo: Todos, Despesas, Faturas ou Nota de crédito.
• Ative o filtro Por pagar para ver apenas o que falta receber.
• Filtre por animal para saber o custo de um animal.

Há pastilhas que assinalam o estado de cada fatura: Rascunho, Por pagar, Link de pagamento ou Paga online.

Os montantes são apresentados sem impostos.

O painel

O separador Painel analisa os seus números no período escolhido: Exercício em curso, Exercício anterior, Últimos 12 meses ou Todos.

Pode raciocinar em montantes Faturado ou Recebido.

Consoante a sua aplicação, o painel acrescenta números próprios da sua atividade:

• Hotel para animais: estadias faturadas, média por estadia, novos clientes e clientes recorrentes.
• Criador: margem por ninhada, com receitas, despesas e custo por cria.
• Abrigo: donativos e receitas, e necessidade de financiamento.

O painel mostra também as suas Faturas a pagar, o IVA liquidado e dedutível do período e uma secção Por concluir (rascunhos, faturas sem número ou sem contraparte).

O detalhe do painel está reservado aos planos pagos. Com um plano gratuito, vê os seus totais e as suas faturas continuam acessíveis sem limite. Ver Subscrição.

Resumo e exportações contabilísticas

O separador Resumo (ou Exportações) define-se por período: Ano em curso, Ano anterior, Todos ou datas à sua escolha.

Se estiver isento de IVA (microempresa), uma tabela indica a sua receita mês a mês ou trimestre a trimestre, faturada e recebida. O botão Copiar copia-a para a sua declaração.

As Exportações contabilísticas disponíveis:

Clientes e fornecedores

Cada fatura está associada a uma contraparte: um cliente para uma fatura ou uma nota de crédito, um fornecedor para uma despesa.

• Um cliente é criado automaticamente assim que é registada uma estadia, uma reserva ou uma adoção.
• Um fornecedor é criado assim que é registada uma fatura recebida.
• Numa fatura, pode escolher uma ficha existente, um utilizador da aplicação ou criar uma nova (empresa ou particular).
• As fichas duplicadas podem ser fundidas a partir deste mesmo ecrã de seleção.

As listas Clientes e Fornecedores (menu lateral, secção Contabilidade) ordenam-se por data recente, por nome ou por montante, e têm pesquisa. As fichas arquivadas estão em Arquivados.

A ficha de um cliente mostra a sua receita, o que falta pagar e vários separadores:

• Detalhes: contactos e, para uma empresa, a denominação social, o SIRET e o número de IVA.
• Estadias (Hotel para animais), Reservas e vendas (Criador) ou Adoções (Abrigo).
• Animais: os animais deste cliente.
• Faturas: todas as suas faturas, com o respetivo estado.

Arquivar um cliente retira-o da lista ativa, sem apagar as suas faturas nem o seu histórico.

Despesas refaturadas e vendas de crias

Várias atividades numa mesma estrutura

Se a sua estrutura exercer várias atividades (por exemplo, abrigo e hotel para animais), aparece no topo da contabilidade um filtro Todos / Abrigo / Hotel para animais / Criador.

Aplica-se ao painel, à lista, ao resumo e às exportações. Cada fatura tem um indicador de atividade, deduzida automaticamente; pode alterá-la com o campo Atividade da fatura.

Definições da contabilidade

As definições encontram-se em Definições > Contabilidade e IVA, ou através do ícone da roda dentada ao lado da escolha do exercício na lista das faturas. Na aplicação Hotel para animais, o ecrã Contabilidade e IVA dá também acesso, para os administradores, a Faturação eletrónica e pagamento online (ver Faturação eletrónica).

• Dia e mês de início do seu exercício fiscal.
• Prazo de pagamento predefinido.
• Isento de IVA (empresário em nome individual): acrescenta a menção «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» às suas faturas.
• Regime de declaração de IVA, se estiver sujeito.
• Moeda predefinida, IBAN e BIC predefinidos.

Só um administrador pode alterar estas definições; os outros membros podem consultá-las.

Perguntas frequentes

Posso eliminar uma fatura validada?

Não. Uma fatura validada tem um número definitivo. Emita uma nota de crédito para a anular.

Como marcar uma fatura como paga?

Abra-a e toque no seu estado, ou toque no estado da fatura no cartão de valores em dívida do painel. Este gesto requer o direito de modificação na contabilidade.

Os donativos do abrigo estão na contabilidade?

Os donativos, quotas e recibos fiscais têm o seu próprio ecrã: ver Donativos e recibos fiscais.