Contabilità
Il modulo Contabilità raccoglie tutte le fatture della sua struttura: ciò che fattura ai suoi clienti, ciò che acquista dai suoi fornitori e le note di credito. Calcola i suoi totali, individua gli insoluti e prepara i file da trasmettere al suo commercialista.
Usa l'applicazione Son Espace Santé come privato? Il monitoraggio delle sue spese è descritto nella pagina Fatture e spese.
Accedere alla contabilità
- Dalla barra dei pulsanti in fondo allo schermo: pulsante Contabilità.
- Dal menu laterale, sezione Contabilità: vi trova l'elenco delle fatture, i Clienti (chiamati Adottanti nell'applicazione Rifugio) e i Fornitori.
La schermata ha tre schede: Pannello, Fatture e Riepilogo (o Esportazioni se è soggetto a IVA).
I tre tipi di documenti
Fattura
Ciò che fattura a un cliente: soggiorno, vendita di un cucciolo, contributo di adozione, prestazione…
Spesa
Ciò che acquista: veterinario, alimentazione, materiale, farmacia…
Nota di credito
Una fattura negativa che annulla in tutto o in parte una fattura già emessa.
Aggiungere una fattura o una spesa
- In Contabilità, prema Aggiungi nella barra delle azioni in fondo allo schermo.
- Scelga Spesa, Ricavo (una fattura ai Suoi clienti), Nota di credito o Foto.
- Inserisca la Data della fattura, poi il cliente o il fornitore.
- Aggiunga le righe con Aggiungi riga: descrizione, importo, aliquota IVA e animali interessati.
- Indichi se la fattura è già pagata e, per una fattura cliente, i Termini di pagamento (al ricevimento, 30, 45 o 60 giorni).
- Prema Salva.
Può anche aggiungere una fattura direttamente da un appuntamento dell'agenda: resta allora collegata a quell'evento.
Le altre impostazioni di una fattura
- Valuta: l'euro per impostazione predefinita, sono disponibili altre valute.
- Ripartizione tra gli animali di una riga: Nessuna ripartizione, Equa o In base al peso. La ripartizione in base al peso richiede un peso registrato per ogni animale.
- Note / Descrizione: un commento libero.
- Su una fattura cliente: esenzione IVA, IBAN e BIC da riportare sul documento.
Importare una fattura da una foto o da un PDF
Il pulsante Foto le evita l'inserimento manuale di una fattura ricevuta.
- In Contabilità, prema Aggiungi poi Foto.
- Fotografi la fattura o scelga un'immagine o un PDF.
- L'applicazione legge il documento e precompila la data, le righe, gli importi e il fornitore.
- Verifichi le informazioni, corregga se necessario, poi salvi.
Se il PDF è una fattura elettronica, i suoi dati vengono ripresi così come sono. Altrimenti, la lettura avviene tramite intelligenza artificiale: ricontrolli sempre il risultato.
Il fornitore viene ritrovato tra quelli che conosce già o creato automaticamente. Se gli manca il numero SIRET, l'applicazione le propone di completarlo.
Se nella fattura vengono riconosciuti prodotti per la cura, l'applicazione le propone di aggiungerli alla sua farmacia.
Convalidare una fattura
Una fattura cliente resta in Bozza finché non l'ha convalidata. In bozza, può modificarla e visualizzarne l'Anteprima.
- Apra la fattura e prema Convalida.
- Confermi: la fattura riceve un numero definitivo.
- L'applicazione genera il PDF in formato fattura elettronica. Lo si recupera poi con Scarica il PDF.
Per convalidare, il suo numero SIRET (e la sua partita IVA se fattura l'IVA) deve essere indicato in Impostazioni > Informazioni legali. Se manca, l'applicazione la porta lì con il pulsante Completa le mie informazioni.
Se anche il suo cliente ha un account nell'applicazione, ritrova automaticamente la fattura convalidata tra le sue fatture.
Per la fattura elettronica e l'invio alle aziende, veda Fattura elettronica. Per far saldare una fattura con carta, veda Pagamento online.
L'elenco delle fatture
La scheda Fatture raggruppa i suoi documenti per mese, con il totale di ogni mese e il Totale del periodo.
- Scelga l'esercizio fiscale da visualizzare nell'elenco a discesa in alto.
- Filtri per tipo: Tutti, Spese, Fatture o Nota di credito.
- Attivi il filtro Non pagate per vedere solo ciò che resta da incassare.
- Filtri per animale per conoscere il costo di un animale.
Dei bollini segnalano lo stato di ogni fattura: Bozza, In attesa di pagamento, Link di pagamento o Pagata online.
Gli importi sono visualizzati al netto dell'IVA.
Il pannello
La scheda Pannello analizza i suoi dati sul periodo scelto: Esercizio in corso, Esercizio precedente, Ultimi 12 mesi o Tutti.
Può ragionare in importi Fatturato o Incassato.
Totali
Entrate, spese, saldo e numero di fatture, con l'andamento rispetto all'esercizio precedente.
Curva cumulativa
Il cumulo delle entrate e delle spese nel corso dell'esercizio, la media mensile e una proiezione a fine esercizio.
Crediti verso clienti
Il totale dovuto, i ritardi per fascia (0–30 g, 30–60 g, 60 g e oltre) e il tempo medio di pagamento. Toccando lo stato di una fattura la si segna come pagata.
Dove vanno i soldi
Le sue spese per fornitore e per animale, oltre ai suoi migliori clienti.
A seconda della sua applicazione, il pannello aggiunge dati specifici per il suo mestiere:
- Pensione: soggiorni fatturati, media per soggiorno, nuovi clienti e clienti abituali.
- Allevatore: margine per cucciolata, con entrate, spese e costo per cucciolo.
- Rifugio: donazioni ed entrate, e fabbisogno di finanziamento.
Il pannello mostra anche le sue Fatture da pagare, l'IVA a debito e a credito del periodo, e una sezione Da completare (bozze, fatture senza numero o senza controparte).
Il dettaglio del pannello è riservato alle offerte a pagamento. Con un'offerta gratuita, vede i suoi totali e le sue fatture restano accessibili senza limiti. Veda Abbonamento.
Riepilogo ed esportazioni contabili
La scheda Riepilogo (o Esportazioni) si imposta su un periodo: Anno in corso, Anno precedente, Tutti o date a sua scelta.
Se è in regime di franchigia IVA (microimpresa), una tabella fornisce il suo fatturato mese per mese o trimestre per trimestre, fatturato e incassato. Il pulsante Copia lo copia per la sua dichiarazione.
Le Esportazioni contabili disponibili:
| Esportazione | Contenuto | Formato |
|---|---|---|
| Registro | Una riga per fattura: imponibile, IVA per aliquota, totale IVA inclusa, cliente o fornitore. | CSV, Excel |
| Riepilogo IVA | IVA a debito e a credito per aliquota, per la sua dichiarazione. Nascosto in regime di franchigia IVA. | CSV, Excel |
| Archivio delle fatture | I PDF delle fatture del periodo e un indice, in un file compresso. | ZIP |
| FEC (scritture contabili) | Il file delle scritture contabili richiesto dall'amministrazione fiscale francese, per il suo commercialista. | FEC |
Clienti e fornitori
Ogni fattura è collegata a una controparte: un cliente per una fattura o una nota di credito, un fornitore per una spesa.
- Un cliente viene creato automaticamente non appena viene registrato un soggiorno, una prenotazione o un'adozione.
- Un fornitore viene creato non appena viene registrata una fattura ricevuta.
- In una fattura, può scegliere una scheda esistente, un utente dell'applicazione o crearne una nuova (azienda o privato).
- Le schede duplicate possono essere unite da questa stessa schermata di selezione.
Gli elenchi Clienti e Fornitori (menu laterale, sezione Contabilità) si ordinano per data recente, per nome o per importo, e propongono una ricerca. Le schede archiviate si trovano in Archiviati.
La scheda di un cliente mostra il suo fatturato, ciò che resta da pagare e diverse schede:
- Dettagli: recapiti e, per un'azienda, la ragione sociale, il SIRET e la partita IVA.
- Soggiorni (Pensione), Prenotazioni e vendite (Allevatore) o Adozioni (Rifugio).
- Animali: gli animali di questo cliente.
- Fatture: tutte le sue fatture, con il relativo stato.
Archiviare un cliente lo rimuove dall'elenco attivo, senza cancellare le sue fatture né il suo storico.
Spese riaddebitate e vendite di cuccioli
Pensione: riaddebitare una spesa
Quando inserisce una spesa per un animale in soggiorno (il veterinario ad esempio), attivi Riaddebita al proprietario. La spesa viene aggiunta alla fattura di fine soggiorno. Veda Soggiorni e arrivi.
Allevatore: redditività di una cucciolata
Una fattura può essere collegata a una cucciolata con Collega a una cucciolata. Gli acconti e le vendite dei cuccioli vengono fatturati dalla cucciolata. Veda Cucciolate.
Più attività in una stessa struttura
Se la sua struttura esercita più attività (ad esempio rifugio e pensione), in alto nella contabilità compare un filtro Tutti / Rifugio / Pensione / Allevamento.
Si applica al pannello, all'elenco, al riepilogo e alle esportazioni. Ogni fattura riporta un badge di attività, dedotta automaticamente; può cambiarla con il campo Attività della fattura.
Impostazioni della contabilità
Le impostazioni si trovano in Impostazioni > Contabilità e IVA, oppure tramite l'icona a forma di ingranaggio accanto alla scelta dell'esercizio nell'elenco delle fatture. Nell'applicazione Pensione, la schermata Contabilità e IVA dà inoltre accesso, per gli amministratori, a Fatturazione elettronica e pagamento online (veda Fatturazione elettronica).
- Giorno e mese di inizio del suo esercizio fiscale.
- Termini di pagamento predefiniti.
- Esente IVA (microimpresa): aggiunge la dicitura «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» sulle sue fatture.
- Regime di dichiarazione IVA, se è soggetto a IVA.
- Valuta predefinita, IBAN e BIC predefiniti.
Solo un amministratore può modificare queste impostazioni; gli altri membri possono consultarle.
Domande frequenti
Posso eliminare una fattura convalidata?
No. Una fattura convalidata ha un numero definitivo. Emetta una nota di credito per annullarla.
Come segnare una fattura come pagata?
La apra e prema il suo stato, oppure prema lo stato della fattura nella scheda dei crediti del pannello. Questa operazione richiede il permesso di modifica sulla contabilità.
Le donazioni del rifugio sono nella contabilità?
Donazioni, iscrizioni e ricevute fiscali hanno una propria schermata: veda Donazioni e ricevute fiscali.