Contabilidad
El módulo Contabilidad reúne todas las facturas de su estructura: lo que factura a sus clientes, lo que compra a sus proveedores y las facturas rectificativas. Calcula sus totales, detecta los impagos y prepara los archivos que debe enviar a su gestor.
¿Utiliza la aplicación Son Espace Santé como particular? El seguimiento de sus gastos se describe en la página Facturas y gastos.
Acceder a la contabilidad
- Desde la barra de botones de la parte inferior de la pantalla: botón Contabilidad.
- Desde el menú lateral, sección Contabilidad: ahí encontrará la lista de facturas, los Clientes (llamados Adoptantes en la aplicación Protectora) y los Proveedores.
La pantalla tiene tres pestañas: Panel, Facturas y Resumen (o Exportaciones si está sujeto al IVA).
Los tres tipos de documentos
Factura
Lo que factura a un cliente: estancia, venta de una cría, cuota de adopción, servicio…
Gasto
Lo que compra: veterinario, alimentación, material, farmacia…
Factura rectificativa
Una factura negativa que anula total o parcialmente una factura ya emitida.
Añadir una factura o un gasto
- En Contabilidad, pulse Añadir en la barra de acciones de la parte inferior de la pantalla.
- Elija Gasto, Ingreso (una factura a sus clientes), Factura rectificativa o Foto.
- Indique la Fecha de la factura y después el cliente o el proveedor.
- Añada las líneas con Añadir una línea: descripción, importe, tipo de IVA y animales afectados.
- Indique si la factura ya está pagada y, en una factura a un cliente, el Plazo de pago (a la recepción, 30, 45 o 60 días).
- Pulse Guardar.
También puede añadir una factura directamente desde una cita de la agenda: queda entonces vinculada a ese evento.
Los demás ajustes de una factura
- Moneda: el euro por defecto; hay otras monedas disponibles.
- Reparto entre los animales de una línea: Sin reparto, Equitativo o Por peso. El reparto por peso requiere un peso registrado para cada animal.
- Notas / Descripción: un comentario libre.
- En una factura a un cliente: exención de IVA, IBAN y BIC que deben figurar en el documento.
Importar una factura desde una foto o un PDF
El botón Foto le evita introducir a mano una factura recibida.
- En Contabilidad, pulse Añadir y después Foto.
- Haga una foto de la factura o elija una imagen o un PDF.
- La aplicación lee el documento y rellena la fecha, las líneas, los importes y el proveedor.
- Compruebe la información, corrija si es necesario y guarde.
Si el PDF es una factura electrónica, sus datos se recogen tal cual. Si no, la lectura se hace mediante inteligencia artificial: revise siempre el resultado.
El proveedor se busca entre los que ya conoce o se crea automáticamente. Si le falta el número SIRET, la aplicación le propone completarlo.
Si se reconocen productos de cuidado en la factura, la aplicación le propone añadirlos a su farmacia.
Validar una factura
Una factura a un cliente permanece como Borrador mientras no la valide. En borrador, puede modificarla y ver una Vista previa.
- Abra la factura y pulse Validar.
- Confirme: la factura recibe un número definitivo.
- La aplicación genera el PDF en formato de factura electrónica. Después se obtiene con Descargar el PDF.
Para validar, su número SIRET (y su número de IVA si factura el IVA) debe figurar en Ajustes > Información legal. Si falta, la aplicación le lleva allí con el botón Completar mis datos.
Si su cliente también tiene una cuenta en la aplicación, encuentra automáticamente la factura validada entre sus propias facturas.
Para la factura electrónica y el envío a empresas, consulte Facturación electrónica. Para que le paguen una factura con tarjeta, consulte Pago en línea.
La lista de facturas
La pestaña Facturas agrupa sus documentos por mes, con el total de cada mes y el Total del periodo.
- Elija el ejercicio fiscal que desea mostrar en la lista desplegable de la parte superior.
- Filtre por tipo: Todos, Gastos, Facturas o Factura rectificativa.
- Active el filtro Impagadas para ver solo lo que queda por cobrar.
- Filtre por animal para conocer el coste de un animal.
Unas pastillas indican el estado de cada factura: Borrador, Pendiente de pago, Enlace de pago o Pagada en línea.
Los importes se muestran sin impuestos.
El panel
La pestaña Panel analiza sus cifras en el periodo elegido: Ejercicio en curso, Ejercicio anterior, Últimos 12 meses o Todos.
Puede razonar en importes Facturado o Cobrado.
Totales
Ingresos, gastos, saldo y número de facturas, con la evolución respecto al ejercicio anterior.
Curva acumulada
El acumulado de ingresos y gastos a lo largo del ejercicio, la media mensual y una previsión a final de ejercicio.
Saldo pendiente de clientes
El total adeudado, los retrasos por tramo (0–30 d, 30–60 d, 60 d o más) y el plazo medio de pago. Un toque en el estado de una factura la marca como pagada.
A dónde va el dinero
Sus gastos por proveedor y por animal, así como sus mejores clientes.
Según su aplicación, el panel añade cifras propias de su profesión:
- Residencia: estancias facturadas, media por estancia, clientes nuevos y clientes recurrentes.
- Criador: margen por camada, con ingresos, gastos y coste por cría.
- Protectora: donaciones e ingresos, y necesidad de financiación.
El panel muestra también sus Facturas por pagar, el IVA repercutido y soportado del periodo, y una sección Por terminar (borradores, facturas sin número o sin contraparte).
El detalle del panel está reservado a los planes de pago. Con un plan gratuito, ve sus totales y sus facturas siguen accesibles sin límite. Consulte Suscripción.
Resumen y exportaciones contables
La pestaña Resumen (o Exportaciones) se configura para un periodo: Año en curso, Año anterior, Todos o las fechas que elija.
Si está en régimen de franquicia del IVA (microempresa), una tabla muestra su facturación mes a mes o trimestre a trimestre, en facturado y en cobrado. El botón Copiar la copia para su declaración.
Las Exportaciones contables disponibles:
| Exportación | Contenido | Formato |
|---|---|---|
| Diario | Una línea por factura: sin impuestos, IVA por tipo, impuestos incluidos, cliente o proveedor. | CSV, Excel |
| Resumen del IVA | IVA repercutido y soportado por tipo, para su declaración. Oculto en régimen de franquicia del IVA. | CSV, Excel |
| Archivo de facturas | Los PDF de las facturas del periodo y un índice, en un archivo comprimido. | ZIP |
| FEC (asientos contables) | El archivo de asientos contables que exige la administración tributaria francesa, para su gestor. | FEC |
Clientes y proveedores
Cada factura está vinculada a una contraparte: un cliente para una factura o una factura rectificativa, un proveedor para un gasto.
- Se crea un cliente automáticamente en cuanto se registra una estancia, una reserva o una adopción.
- Se crea un proveedor en cuanto se registra una factura recibida.
- En una factura, puede elegir una ficha existente, un usuario de la aplicación o crear una nueva (empresa o particular).
- Las fichas duplicadas pueden fusionarse desde esa misma pantalla de selección.
Las listas Clientes y Proveedores (menú lateral, sección Contabilidad) se ordenan por fecha reciente, por nombre o por importe, y ofrecen un buscador. Las fichas archivadas están en Archivados.
La ficha de un cliente muestra su facturación, lo que le queda por pagar y varias pestañas:
- Detalles: datos de contacto y, para una empresa, su razón social, su SIRET y su número de IVA.
- Estancias (Residencia), Reservas y ventas (Criador) o Adopciones (Protectora).
- Animales: los animales de ese cliente.
- Facturas: todas sus facturas, con su estado.
Archivar un cliente lo retira de la lista activa, sin borrar sus facturas ni su historial.
Gastos refacturados y ventas de crías
Residencia: refacturar un gasto
Cuando registre un gasto para un animal en estancia (por ejemplo, del veterinario), active Refacturar al propietario. El gasto se añade a la factura de fin de estancia. Consulte Estancias.
Criador: rentabilidad de una camada
Una factura puede vincularse a una camada con Vincular a una camada. Las señales y las ventas de crías se facturan desde la camada. Consulte Camadas.
Varias actividades en una misma estructura
Si su estructura ejerce varias actividades (por ejemplo, protectora y residencia), aparece un filtro Todos / Protectora / Residencia / Criadero en la parte superior de la contabilidad.
Se aplica al panel, a la lista, al resumen y a las exportaciones. Cada factura lleva una insignia de actividad, deducida automáticamente; puede cambiarla con el campo Actividad de la factura.
Ajustes de la contabilidad
Los ajustes se encuentran en Ajustes > Contabilidad e IVA, o mediante el icono del engranaje junto a la elección del ejercicio en la lista de facturas. En la aplicación Residencia, la pantalla Contabilidad e IVA también da acceso a los administradores a Facturación electrónica y pago en línea (consulte Facturación electrónica).
- Día y mes de inicio de su ejercicio fiscal.
- Plazo de pago por defecto.
- Exento de IVA (autónomo): añade la mención «TVA non applicable, art. 293 B du CGI» (IVA no aplicable) en sus facturas.
- Régimen de declaración del IVA, si está sujeto.
- Moneda por defecto, IBAN y BIC por defecto.
Solo un administrador puede modificar estos ajustes; los demás miembros pueden consultarlos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo eliminar una factura validada?
No. Una factura validada tiene un número definitivo. Emita una factura rectificativa para anularla.
¿Cómo marcar una factura como pagada?
Ábrala y pulse su estado, o pulse el estado de la factura en la tarjeta de saldo pendiente del panel. Esta acción requiere el permiso de modificación en contabilidad.
¿Las donaciones de la protectora están en la contabilidad?
Las donaciones, cuotas de socio y recibos fiscales tienen su propia pantalla: consulte Donaciones y recibos fiscales.