Estancias, llegada y salida
Cada animal acogido en su residencia tiene una estancia: unas fechas, un precio, unos efectos personales, una llegada y una salida. Esta página explica cómo seguir una estancia de principio a fin, desde su creación hasta la factura.
La pantalla Estancias
Toque Estancias en la barra de botones, en la parte inferior de la pantalla. Las estancias se organizan en pestañas:
| Pestaña | Contenido |
|---|---|
| En residencia | Los animales presentes, con el número de días restantes o «Salida hoy». |
| Próximas | Las estancias confirmadas cuyo animal todavía no ha llegado, con el número de días que faltan para la llegada. |
| Historial | Las estancias finalizadas, de la más reciente a la más antigua. |
| Solicitudes | Las solicitudes recibidas y las propuestas pendientes (consulte Solicitudes de reserva). |
La barra de búsqueda permite encontrar una estancia por el nombre del animal, el nombre del propietario o el número de microchip. Al tocar una tarjeta se abre la ficha del animal.
Añadir una estancia
- En la pantalla Estancias, toque Añadir.
- Elija la situación que corresponde al propietario (consulte la tabla siguiente).
- Indique la Fecha de inicio y la Fecha de fin, la Tarifa diaria (€) y, si es necesario, un Descuento (%).
- Añada, si procede, Servicios adicionales y un Comentario (instrucciones de alimentación, información particular).
- Toque Crear estancia, o Enviar la solicitud si el propietario debe validarla.
| Opción | Cuándo utilizarla |
|---|---|
| El animal ya ha estado en mi residencia | Su ficha ya existe: selecciónelo y cree una nueva estancia, sin volver a introducir nada. |
| El propietario tiene una cuenta SonEspaceSante | Búsquelo por nombre o identificador (su perfil debe ser público) y elija su animal. Recibe una solicitud de estancia para validar, y usted accede a la cartilla sanitaria de su animal. |
| Invitar al propietario por correo electrónico | Envíele un enlace de autorización, o cópielo para transmitirlo por SMS o mensajería. Una vez aceptado, accede a sus animales durante 1 año, aunque su cuenta sea privada. |
| Crear yo mismo la ficha del animal | El propietario no utiliza la aplicación: usted introduce y gestiona la ficha del animal. |
La ficha de la estancia
La ficha de la estancia (Detalles de la estancia) se abre tocando Registrar llegada en una tarjeta de la pestaña Próximas, o tocando una estancia en la Agenda. Reúne:
- las fechas, el número de días (día de llegada y día de salida incluidos) y la tarificación;
- el panel de llegada y salida: vacunas exigidas, box, ficha de llegada, ficha de salida y contrato de custodia;
- el diario de la estancia (consulte Planificación y diario de la estancia);
- el presupuesto y el estado del anticipo (pagado o pendiente);
- los Efectos personales y los Servicios adicionales;
- la factura, el contrato y los datos de contacto del propietario.
El botón Modificar permite cambiar las fechas, la tarifa, el descuento, el comentario y los datos de contacto del propietario. El botón Ver la ficha del animal abre su ficha completa, y Hablar con el equipo abre una conversación interna sobre esta estancia.
Servicios adicionales y efectos personales
Los Servicios adicionales se facturan además de la estancia: peluquería, medicación, transporte… Para cada uno, introduzca una descripción, un Precio unitario (€) y una Cantidad, y toque Añadir un servicio.
- Si se introducen antes de la confirmación, se muestran al propietario, con el total, en el momento en que acepta la estancia.
- Al cerrar, cada servicio se convierte en una línea de la factura.
- El descuento de la estancia no se aplica a los servicios.
Los Efectos personales (correa, juguete, medicamento…) enumeran lo que el propietario le confía, con una foto si es necesario. Se marcan a la llegada y de nuevo a la salida.
Registrar la llegada
En la ficha de la estancia, la parte Llegada permite primero anotar la Hora de llegada acordada: se le recuerda al propietario la víspera. El día de la llegada:
- Toque Registrar la llegada.
- Rellene la Ficha de llegada: fecha y hora, Peso (kg), Estado general (Buen estado, Cansado, Estresado, Otro), Observaciones y fotos.
- Marque los Efectos personales entregados y añada a la lista los que falten.
- Anote el Contacto de emergencia y el Veterinario habitual, con sus teléfonos.
- Elija la Autorización de cuidados: «Ninguno sin acuerdo previo», «Sí, hasta un límite» (indique el límite en euros) o «Sí, todos los cuidados necesarios».
- Precise la Alimentación y los Tratamientos que administrar.
- Pida al propietario que firme en la pantalla (Firma del propietario; Borrar permite volver a empezar) e indique su nombre en Firmado por.
- Toque Registrar la llegada.
La estancia pasa a Animal en residencia y el animal se incorpora a la pestaña En residencia. Puede volver a la ficha con Modificar la ficha de llegada.
La comprobación de las vacunas
Si ha definido vacunas exigidas (consulte Ajustes de la residencia), la parte Vacunas exigidas de la ficha de la estancia indica el estado de cada una:
- Al día, con la fecha de validez;
- Caduca durante la estancia, Caducada, Falta o Todavía no es eficaz a la llegada;
- No comprobada cuando la cartilla no es accesible o no contiene ninguna vacuna, o Justificante aportado.
La comprobación se hace en la cartilla sanitaria cuando tiene acceso a ella: animal cuya ficha gestiona usted, o propietario que le ha autorizado el acceso. Si no, fotografíe la cartilla de vacunación con Foto de la cartilla: sirve de justificante.
Si una vacuna plantea un problema, un aviso le alerta. Usted sigue siendo libre de acoger al animal: toque Aceptar de todos modos e indique el motivo, que es obligatorio y se conserva en la ficha de llegada.
La comprobación automática de las vacunas está incluida en los planes de pago.
El contrato de custodia
En la parte Contrato de custodia de la ficha de la estancia, puede:
- mostrar una Vista previa del contrato en PDF, prerrellenado con las partes, el animal, las fechas, el precio, la autorización de cuidados y los efectos confiados;
- descargarlo en formato Word para retocarlo;
- Enviar al propietario.
El contrato se regenera cada vez que se guarda la ficha de llegada. Una vez firmado, se guarda en los documentos del animal y se envía al propietario como archivo adjunto.
El contrato de custodia está incluido en los planes de pago. La tarjeta Contrato de estancia, más abajo en la ficha, también permite Generar un contrato sencillo o adjuntar una versión firmada escaneada con Adjuntar firmado.
Registrar la salida y cerrar
- Abra la ficha de la estancia (en la Agenda, toque la estancia) y toque Registrar la salida.
- Rellene la Ficha de salida: fecha y hora, Peso (kg), Observaciones y fotos.
- Marque los Efectos devueltos. Un efecto no marcado se señala como «Efectos no devueltos».
- Toque Guardar y cerrar la estancia. Se abre la ventana de cierre.
También puede cerrar directamente con Cerrar estancia, desde una tarjeta de la pestaña En residencia o desde la ficha de la estancia.
La ventana Cerrar estancia resume:
- la Fecha de fin;
- la tarificación: Facturar según el presupuesto (marcado por defecto cuando existe un presupuesto), o la tarifa diaria y el descuento si la estancia se ha acortado o prolongado;
- los servicios adicionales y los Gastos que refacturar;
- el Total a facturar, una vez descontados los anticipos ya facturados;
- los Efectos personales que devolver.
Toque Cerrar + factura para crear la factura al mismo tiempo, o solo Cerrar. La factura se crea como borrador: el propietario solo la recibe una vez que usted la ha validado. El propietario que tiene cuenta recibe un aviso del final de la estancia.
También puede crear una factura más tarde desde la tarjeta Factura de la ficha de la estancia (Generar), que muestra el Saldo pendiente. Consulte Facturas.
Refacturar gastos realizados durante la estancia
Si ha pagado gastos por un animal durante su estancia (una consulta veterinaria, por ejemplo), puede repercutirlos al propietario en la factura de final de estancia.
- Introduzca la factura del proveedor como un Gasto en su contabilidad.
- Vincule una línea de este gasto al animal, mientras está en la residencia.
- Active Refacturar al propietario: «Este gasto se añadirá a la factura de final de estancia».
- Al cerrar, el gasto aparece en Gastos que refacturar y se convierte en una línea de la factura.
El importe recogido depende de su régimen de IVA:
| Su situación | Importe refacturado |
|---|---|
| No sujeto a IVA | El importe con IVA realmente pagado, tal cual. |
| Sujeto a IVA | El importe sin IVA: usted recupera el IVA del proveedor y después se aplica su propio IVA. |
Un gasto ya incluido en una factura de estancia no puede incluirse una segunda vez: el interruptor queda entonces bloqueado.
Los recordatorios automáticos
- 7 días antes de la llegada: el propietario recibe un recordatorio para que no olvide la cartilla sanitaria. Si una vacuna exigida plantea un problema, usted también recibe un aviso (planes de pago).
- La víspera de la llegada: el propietario recibe un recordatorio con la hora de llegada acordada.
- Después de la salida: se envía una solicitud de opinión al propietario (consulte Clientes, fidelización y opiniones).
El registro de entradas y salidas
Su residencia lleva un registro de entradas y salidas y un registro de seguimiento sanitario. La aplicación los genera a partir de sus estancias: entrada a la llegada, salida a la partida, propietario y datos de contacto, observaciones y efectos no devueltos. El registro sanitario recoge los cuidados realizados durante las estancias.
- Abra el menú, sección Organización, y luego Registros y obligaciones.
- Elija el Periodo.
- Revise las líneas incompletas señaladas: toque una para corregir la ficha del animal.
- Toque Generar el PDF, o Word para una versión que pueda retocar.
La exportación en PDF está incluida en los planes de pago; la vista previa y el informe de completitud siguen disponibles. La aplicación recuerda y prerrellena, pero la residencia sigue siendo responsable de sus registros: pida a su veterinario sanitario que los revise.