Aufenthalte, Ankunft und Abreise

Tierpension

Jedes Tier, das Ihre Tierpension aufnimmt, hat einen Aufenthalt: Daten, einen Preis, persönliche Gegenstände, eine Ankunft und eine Abreise. Diese Seite erklärt, wie Sie einen Aufenthalt von Anfang bis Ende begleiten, von seiner Anlage bis zur Rechnung.

Der Bildschirm Aufenthalte

Tippen Sie in der Schaltflächenleiste unten auf dem Bildschirm auf Aufenthalte. Die Aufenthalte sind in Reiter gegliedert:

Reiter	Inhalt
In Pension	Die anwesenden Tiere, mit der Zahl der verbleibenden Tage oder „Abreise heute“.
Demnächst	Die bestätigten Aufenthalte, deren Tier noch nicht angekommen ist, mit der Zahl der Tage bis zur Ankunft.
Verlauf	Die beendeten Aufenthalte, vom neuesten zum ältesten.
Anfragen	Die eingegangenen Anfragen und die offenen Angebote (siehe Buchungsanfragen).

Mit der Suchleiste finden Sie einen Aufenthalt über den Namen des Tieres, den Namen des Halters oder die Chipnummer. Ein Tippen auf eine Karte öffnet das Tierprofil.

Einen Aufenthalt hinzufügen

Tippen Sie auf dem Bildschirm Aufenthalte auf Hinzufügen.
Wählen Sie die Situation, die auf den Halter zutrifft (siehe Tabelle unten).
Geben Sie Startdatum und Enddatum, den Tagessatz (€) und bei Bedarf einen Rabatt (%) ein.
Fügen Sie gegebenenfalls Zusatzleistungen und einen Kommentar hinzu (Fütterungshinweise, besondere Informationen).
Tippen Sie auf Aufenthalt anlegen oder auf Anfrage senden, wenn der Halter bestätigen muss.

Auswahl	Wann verwenden
Das Tier war schon einmal hier	Sein Profil existiert bereits: Wählen Sie es aus und legen Sie einen neuen Aufenthalt an, ohne etwas erneut einzugeben.
Der Halter hat ein SonEspaceSante-Konto	Suchen Sie ihn über Namen oder Kennung (sein Profil muss öffentlich sein) und wählen Sie sein Tier. Er erhält eine Aufenthaltsanfrage zur Bestätigung, und Sie erhalten Zugriff auf das Gesundheitsheft seines Tieres.
Halter per E-Mail einladen	Senden Sie ihm einen Autorisierungslink oder kopieren Sie ihn, um ihn per SMS oder Messenger weiterzugeben. Nach der Annahme haben Sie 1 Jahr lang Zugriff auf seine Tiere, auch wenn sein Konto privat ist.
Tierprofil selbst anlegen	Der Halter nutzt die App nicht: Sie erfassen und verwalten das Tierprofil selbst.

Zwei Grenzen können das Hinzufügen verhindern: die Zahl der gleichzeitigen Tiere laut Ihrem Abonnement und die Kapazität Ihrer Tierpension (Plätze pro Tierart oder pro Box). Für Letztere können Sie die Überbuchung in den Einstellungen erlauben.

Die Aufenthaltsseite

Die Aufenthaltsseite (Aufenthaltsdetails) öffnet sich, wenn Sie auf einer Karte im Reiter Demnächst auf Ankunft erfassen tippen oder im Kalender auf einen Aufenthalt tippen. Sie umfasst:

die Daten, die Zahl der Tage (Ankunfts- und Abreisetag inbegriffen) und die Preisgestaltung;
den Bereich Ankunft und Abreise: Pflichtimpfungen, Box, Ankunftsblatt, Abreiseblatt und Betreuungsvertrag;
das Aufenthaltstagebuch (siehe Planung und Aufenthaltstagebuch);
das Angebot und den Stand der Anzahlung (bezahlt oder ausstehend);
die Persönlichen Gegenstände und die Zusatzleistungen;
die Rechnung, den Vertrag und die Kontaktdaten des Halters.

Mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern Sie Daten, Tagessatz, Rabatt, Kommentar und Kontaktdaten des Halters. Die Schaltfläche Tierprofil öffnen öffnet sein vollständiges Profil, und Mit dem Team besprechen öffnet eine interne Diskussion zu diesem Aufenthalt.

Zusatzleistungen und persönliche Gegenstände

Die Zusatzleistungen werden zusätzlich zum Aufenthalt berechnet: Pflege, Medikamentengabe, Transport… Geben Sie für jede eine Bezeichnung, einen Stückpreis (€) und eine Menge ein und tippen Sie dann auf Leistung hinzufügen.

Vor der Bestätigung erfasst, werden sie dem Halter mit der Gesamtsumme angezeigt, wenn er den Aufenthalt annimmt.
Beim Abschluss wird jede Leistung zu einer Rechnungsposition.
Der Rabatt auf den Aufenthalt gilt nicht für die Leistungen.

Die Persönlichen Gegenstände (Leine, Spielzeug, Medikament…) listen auf, was der Halter Ihnen anvertraut, bei Bedarf mit Foto. Sie werden bei der Ankunft und erneut bei der Abreise abgehakt.

Die Ankunft erfassen

Auf der Aufenthaltsseite können Sie im Teil Ankunft zunächst die Vereinbarte Ankunftszeit notieren: Sie wird dem Halter am Vortag in Erinnerung gerufen. Am Tag der Ankunft:

Tippen Sie auf Ankunft erfassen.
Füllen Sie das Ankunftsblatt aus: Datum und Uhrzeit, Gewicht (kg), Allgemeinzustand (Guter Zustand, Müde, Gestresst, Sonstiges), Beobachtungen und Fotos.
Haken Sie die übergebenen Persönlichen Gegenstände ab und ergänzen Sie fehlende in der Liste.
Notieren Sie den Notfallkontakt und den Haustierarzt mit ihren Telefonnummern.
Wählen Sie die Behandlungsvollmacht: „Keine ohne vorherige Zustimmung“, „Ja, bis zu einer Obergrenze“ (geben Sie die Obergrenze in Euro an) oder „Ja, alle notwendigen Behandlungen“.
Geben Sie die Fütterung und die Zu gebenden Behandlungen an.
Lassen Sie den Halter auf dem Bildschirm unterschreiben (Unterschrift des Halters; mit Löschen beginnen Sie neu) und tragen Sie seinen Namen unter Unterschrieben von ein.
Tippen Sie auf Ankunft erfassen.

Der Aufenthalt wechselt zu Tier in Pension, und das Tier erscheint im Reiter In Pension. Mit Ankunftsblatt bearbeiten können Sie das Blatt nachträglich ändern.

Die Impfkontrolle

Wenn Sie Pflichtimpfungen festgelegt haben (siehe Pensionseinstellungen), zeigt der Teil Pflichtimpfungen der Aufenthaltsseite für jede ihren Stand:

Aktuell, mit dem Gültigkeitsdatum;
Läuft während des Aufenthalts ab, Abgelaufen, Fehlt oder Bei Ankunft noch nicht wirksam;
Nicht geprüft, wenn das Gesundheitsheft nicht zugänglich ist oder keine Impfung enthält, oder Nachweis vorgelegt.

Die Kontrolle erfolgt im Gesundheitsheft, wenn es Ihnen zugänglich ist: bei einem Tier, dessen Profil Sie verwalten, oder wenn der Halter Ihnen den Zugriff erlaubt hat. Andernfalls fotografieren Sie den Impfpass mit Foto des Impfpasses: Das Foto dient als Nachweis.

Ist eine Impfung problematisch, warnt Sie ein Banner. Sie entscheiden trotzdem frei, ob Sie das Tier aufnehmen: Tippen Sie auf Trotzdem akzeptieren und geben Sie den Grund an, der Pflicht ist und auf dem Ankunftsblatt gespeichert wird.

Die automatische Impfkontrolle ist in den kostenpflichtigen Angeboten enthalten.

Der Betreuungsvertrag

Im Teil Betreuungsvertrag der Aufenthaltsseite können Sie:

eine Vertragsvorschau als PDF anzeigen, vorausgefüllt mit den Parteien, dem Tier, den Daten, dem Preis, der Behandlungsvollmacht und den anvertrauten Gegenständen;
ihn im Format Word herunterladen, um ihn zu bearbeiten;
ihn An den Halter senden.

Der Vertrag wird bei jedem Speichern des Ankunftsblatts neu erstellt. Nach der Unterschrift wird er in den Dokumenten des Tieres abgelegt und dem Halter als Anhang gesendet.

Der Betreuungsvertrag ist in den kostenpflichtigen Angeboten enthalten. Mit der Karte Pensionsvertrag weiter unten auf der Seite können Sie außerdem einen einfachen Vertrag Erstellen oder eine eingescannte unterschriebene Fassung mit Unterschrieben anhängen beifügen.

Die Abreise erfassen und abschließen

Öffnen Sie die Aufenthaltsseite (im Kalender auf den Aufenthalt tippen) und tippen Sie dann auf Abreise erfassen.
Füllen Sie das Abreiseblatt aus: Datum und Uhrzeit, Gewicht (kg), Beobachtungen und Fotos.
Haken Sie die Zurückgegebenen Gegenstände ab. Ein nicht abgehakter Gegenstand wird als „Nicht zurückgegebene Gegenstände“ vermerkt.
Tippen Sie auf Speichern und Aufenthalt abschließen. Das Abschlussfenster öffnet sich.

Sie können auch direkt mit Aufenthalt abschließen abschließen, über eine Karte im Reiter In Pension oder über die Aufenthaltsseite.

Das Fenster Aufenthalt abschließen fasst zusammen:

das Enddatum;
die Preisgestaltung: Laut Angebot abrechnen (standardmäßig angehakt, wenn ein Angebot vorliegt) oder Tagessatz und Rabatt, wenn der Aufenthalt verkürzt oder verlängert wurde;
die Zusatzleistungen und die Weiterzuberechnenden Kosten;
die Summe abzurechnen, abzüglich bereits abgerechneter Anzahlungen;
die Zurückzugebenden persönlichen Gegenstände.

Tippen Sie auf Abschließen + Rechnung, um gleichzeitig die Rechnung zu erstellen, oder nur auf Abschließen. Die Rechnung wird als Entwurf angelegt: Der Halter erhält sie erst, wenn Sie sie bestätigt haben. Ein Halter mit Konto wird über das Ende des Aufenthalts informiert.

Sie können eine Rechnung auch später über die Karte Rechnung der Aufenthaltsseite erstellen (Erstellen), die den Restbetrag anzeigt. Siehe Rechnungen.

Während des Aufenthalts entstandene Kosten weiterberechnen

Wenn Sie während des Aufenthalts Kosten für ein Tier bezahlt haben (zum Beispiel eine Tierarztkonsultation), können Sie sie dem Halter mit der Abschlussrechnung weiterberechnen.

Erfassen Sie die Lieferantenrechnung als Ausgabe in Ihrer Buchhaltung.
Ordnen Sie eine Position dieser Ausgabe dem Tier zu, solange es in Pension ist.
Aktivieren Sie An den Halter weiterberechnen: „Diese Kosten werden zur Abschlussrechnung des Aufenthalts hinzugefügt“.
Beim Abschluss erscheinen die Kosten unter Weiterzuberechnende Kosten und werden zu einer Rechnungsposition.

Der übernommene Betrag hängt von Ihrer MwSt.-Regelung ab:

Ihre Situation	Weiterberechneter Betrag
Nicht mehrwertsteuerpflichtig	Der tatsächlich bezahlte Bruttobetrag, unverändert.
Mehrwertsteuerpflichtig	Der Nettobetrag: Sie erhalten die MwSt. des Lieferanten zurück, anschließend gilt Ihre eigene MwSt.

Kosten, die bereits auf einer Aufenthaltsrechnung stehen, können kein zweites Mal übernommen werden: Der Schalter ist dann gesperrt.

Die automatischen Erinnerungen

7 Tage vor der Ankunft: Der Halter erhält eine Erinnerung an das Gesundheitsheft. Ist eine Pflichtimpfung problematisch, werden auch Sie benachrichtigt (kostenpflichtige Angebote).
Am Tag vor der Ankunft: Der Halter erhält eine Erinnerung mit der vereinbarten Ankunftszeit.
Nach der Abreise: Der Halter erhält eine Bitte um Bewertung (siehe Kunden, Kundenbindung und Bewertungen).

Das Zu- und Abgangsregister

Ihre Tierpension führt ein Zu- und Abgangsregister und ein Gesundheitsregister. Die App erstellt sie aus Ihren Aufenthalten: Zugang bei der Ankunft, Abgang bei der Abreise, Halter und Kontaktdaten, Beobachtungen und nicht zurückgegebene Gegenstände. Das Gesundheitsregister übernimmt die während der Aufenthalte erbrachten Behandlungen.

Öffnen Sie das Menü, Bereich Organisation, dann Register und Pflichten.
Wählen Sie den Zeitraum.
Prüfen Sie die gemeldeten unvollständigen Zeilen: Tippen Sie auf eine, um das Tierprofil zu korrigieren.
Tippen Sie auf PDF erstellen oder auf Word für eine bearbeitbare Fassung.

Der PDF-Export ist in den kostenpflichtigen Angeboten enthalten; Vorschau und Vollständigkeitsbericht bleiben verfügbar. Die App erinnert und füllt vor, doch die Tierpension bleibt für ihre Register verantwortlich: Lassen Sie sie von Ihrem Bestandstierarzt prüfen.