Séjours, arrivée et départ

Chaque animal accueilli dans votre pension a un séjour : des dates, un prix, des effets personnels, une arrivée et un départ. Cette page explique comment suivre un séjour de bout en bout, de sa création à la facture.

L'écran Pensions

Touchez Pensions dans la barre de boutons, en bas de l'écran. Les séjours sont rangés en onglets :

Onglet	Contenu
En pension	Les animaux présents, avec le nombre de jours restants ou « Départ aujourd'hui ».
À venir	Les séjours confirmés dont l'animal n'est pas encore arrivé, avec le nombre de jours avant l'arrivée.
Historique	Les séjours terminés, du plus récent au plus ancien.
Demandes	Les demandes reçues et les propositions en attente (voir Demandes de réservation).

La barre de recherche permet de retrouver un séjour par nom de l'animal, nom du propriétaire ou numéro de puce. Toucher une carte ouvre la fiche de l'animal.

Ajouter un séjour

1. Sur l'écran Pensions, touchez Ajouter.
2. Choisissez la situation qui correspond au propriétaire (voir le tableau ci-dessous).
3. Renseignez la Date de début et la Date de fin, le Tarif journalier (€) et, si besoin, une Réduction (%).
4. Ajoutez éventuellement des Prestations supplémentaires et un Commentaire (consignes alimentaires, informations particulières).
5. Touchez Créer la pension, ou Envoyer la demande si le propriétaire doit valider.

Choix	Quand l'utiliser
L'animal est déjà venu chez moi	Sa fiche existe déjà : sélectionnez-le et créez un nouveau séjour, sans rien ressaisir.
Le propriétaire a un compte SonEspaceSante	Recherchez-le par nom ou identifiant (son profil doit être public) et choisissez son animal. Il reçoit une demande de séjour à valider, et vous accédez au carnet de santé de son animal.
Inviter le propriétaire par email	Envoyez-lui un lien d'autorisation, ou copiez-le pour le transmettre par SMS ou messagerie. Une fois accepté, vous accédez à ses animaux pendant 1 an, même si son compte est privé.
Créer la fiche animal moi-même	Le propriétaire n'utilise pas l'application : vous saisissez et gérez vous-même la fiche de l'animal.

La fiche du séjour

La fiche du séjour (Détails de la pension) s'ouvre en touchant Marquer l'arrivée sur une carte de l'onglet À venir, ou en touchant un séjour dans l'Agenda. Elle regroupe :

• les dates, le nombre de jours (jour d'arrivée et jour de départ inclus) et la tarification ;
• le panneau d'arrivée et de départ : vaccins exigés, box, fiche d'arrivée, fiche de départ et contrat de garde ;
• le journal de séjour (voir Planning et journal de séjour) ;
• le devis et l'état de l'acompte (payé ou en attente) ;
• les Effets personnels et les Prestations supplémentaires ;
• la facture, le contrat et les coordonnées du propriétaire.

Le bouton Modifier permet de changer les dates, le tarif, la réduction, le commentaire et les coordonnées du propriétaire. Le bouton Voir la fiche de l'animal ouvre sa fiche complète, et Discuter avec l'équipe ouvre une discussion interne sur ce séjour.

Prestations supplémentaires et effets personnels

Les Prestations supplémentaires sont facturées en plus du séjour : toilettage, médication, transport… Pour chacune, saisissez un libellé, un Prix unitaire (€) et une Quantité, puis touchez Ajouter une prestation.

• Saisies avant la confirmation, elles sont montrées au propriétaire, avec le total, au moment où il accepte le séjour.
• À la clôture, chaque prestation devient une ligne de la facture.
• La réduction du séjour ne s'applique pas aux prestations.

Les Effets personnels (laisse, jouet, médicament…) listent ce que le propriétaire vous confie, avec une photo si besoin. Ils sont cochés à l'arrivée et à nouveau au départ.

Enregistrer l'arrivée

Dans la fiche du séjour, la partie Arrivée permet d'abord de noter l'Heure d'arrivée convenue : elle est rappelée au propriétaire la veille. Le jour de l'arrivée :

1. Touchez Enregistrer l'arrivée.
2. Remplissez la Fiche d'arrivée : date et heure, Poids (kg), État général (Bon état, Fatigué, Stressé, Autre), Observations et photos.
3. Cochez les Effets personnels remis, et ajoutez ceux qui manquent à la liste.
4. Notez le Contact d'urgence et le Vétérinaire habituel, avec leurs téléphones.
5. Choisissez l'Autorisation de soins : « Aucune sans accord préalable », « Oui, dans la limite d'un plafond » (indiquez le plafond en euros) ou « Oui, tous les soins nécessaires ».
6. Précisez l'Alimentation et les Traitements à donner.
7. Faites signer le propriétaire à l'écran (Signature du propriétaire ; Effacer permet de recommencer) et indiquez son nom dans Signé par.
8. Touchez Enregistrer l'arrivée.

Le séjour passe à Animal en pension et l'animal rejoint l'onglet En pension. Vous pouvez revenir sur la fiche avec Modifier la fiche d'arrivée.

Le contrôle des vaccins

Si vous avez défini des vaccins exigés (voir Réglages de la pension), la partie Vaccins exigés de la fiche du séjour indique pour chacun son état :

• À jour, avec la date de validité ;
• Expire pendant le séjour, Expiré, Absent ou Pas encore efficace à l'arrivée ;
• Non vérifié quand le carnet n'est pas accessible ou ne contient aucun vaccin, ou Justificatif fourni.

Le contrôle se fait sur le carnet de santé quand il vous est accessible : animal dont vous gérez la fiche, ou propriétaire qui vous a autorisé l'accès. Sinon, prenez en photo le carnet de vaccination avec Photo du carnet : elle sert de justificatif.

Si un vaccin pose problème, un bandeau vous alerte. Vous restez libre d'accueillir l'animal : touchez Accepter malgré tout et indiquez le motif, qui est obligatoire et conservé sur la fiche d'arrivée.

Le contrôle automatique des vaccins est inclus dans les offres payantes.

Le contrat de garde

Dans la partie Contrat de garde de la fiche du séjour, vous pouvez :

• afficher un Aperçu du contrat en PDF, pré-rempli avec les parties, l'animal, les dates, le prix, l'autorisation de soins et les effets confiés ;
• le télécharger au format Word pour le retoucher ;
• l'Envoyer au propriétaire.

Le contrat est régénéré à chaque enregistrement de la fiche d'arrivée. Une fois signé, il est rangé dans les documents de l'animal et envoyé au propriétaire en pièce jointe.

Le contrat de garde est inclus dans les offres payantes. La carte Contrat de pension, plus bas dans la fiche, permet aussi de Générer un contrat simple ou de joindre une version signée scannée avec Joindre signé.

Enregistrer le départ et clôturer

1. Ouvrez la fiche du séjour (dans l'Agenda, touchez le séjour), puis touchez Enregistrer le départ.
2. Remplissez la Fiche de départ : date et heure, Poids (kg), Observations et photos.
3. Cochez les Effets rendus. Un effet non coché est signalé comme « Effets non rendus ».
4. Touchez Enregistrer et clôturer le séjour. La fenêtre de clôture s'ouvre.

Vous pouvez aussi clôturer directement avec Clôturer la pension, depuis une carte de l'onglet En pension ou depuis la fiche du séjour.

La fenêtre Clôturer la pension récapitule :

• la Date de fin ;
• la tarification : Facturer selon le devis (coché par défaut quand un devis existe), ou le tarif journalier et la réduction si le séjour a été raccourci ou prolongé ;
• les prestations supplémentaires et les Frais à refacturer ;
• le Total à facturer, acomptes déjà facturés déduits ;
• les Effets personnels à restituer.

Touchez Clôturer + facture pour créer la facture en même temps, ou Clôturer seulement. La facture est créée en brouillon : le propriétaire ne la reçoit qu'une fois que vous l'avez validée. Le propriétaire qui a un compte est prévenu de la fin du séjour.

Vous pouvez aussi créer une facture plus tard depuis la carte Facture de la fiche du séjour (Générer), qui affiche le Solde restant. Voir Factures.

Refacturer des frais engagés pendant le séjour

Si vous avez payé des frais pour un animal pendant son séjour (une consultation vétérinaire, par exemple), vous pouvez les répercuter au propriétaire sur la facture de fin de séjour.

1. Saisissez la facture du fournisseur comme une Dépense dans votre comptabilité.
2. Rattachez une ligne de cette dépense à l'animal, pendant qu'il est en pension.
3. Activez Refacturer au propriétaire : « Ce frais sera ajouté à la facture de fin de séjour ».
4. À la clôture, le frais apparaît dans Frais à refacturer et devient une ligne de la facture.

Le montant repris dépend de votre régime de TVA :

Votre situation	Montant refacturé
Non assujetti à la TVA	Le montant TTC réellement payé, tel quel.
Assujetti à la TVA	Le montant HT : vous récupérez la TVA du fournisseur, votre propre TVA s'applique ensuite.

Un frais déjà repris sur une facture de séjour ne peut pas l'être une seconde fois : l'interrupteur est alors bloqué.

Les rappels automatiques

• 7 jours avant l'arrivée : le propriétaire reçoit un rappel pour penser au carnet de santé. Si un vaccin exigé pose problème, vous êtes prévenu aussi (offres payantes).
• La veille de l'arrivée : le propriétaire reçoit un rappel avec l'heure d'arrivée convenue.
• Après le départ : une demande d'avis est envoyée au propriétaire (voir Clients, fidélisation et avis).

Le registre d'entrées et de sorties

Votre pension tient un registre d'entrées et de sorties et un registre de suivi sanitaire. L'application les construit à partir de vos séjours : entrée à l'arrivée, sortie au départ, propriétaire et coordonnées, observations et effets non rendus. Le registre sanitaire reprend les soins réalisés pendant les séjours.

1. Ouvrez le menu, section Organisation, puis Registres et obligations.
2. Choisissez la Période.
3. Vérifiez les lignes incomplètes signalées : touchez-en une pour corriger la fiche de l'animal.
4. Touchez Générer le PDF, ou Word pour une version à retoucher.

L'export PDF est inclus dans les offres payantes ; l'aperçu et le rapport de complétude restent disponibles. L'application rappelle et pré-remplit, mais la pension reste responsable de ses registres : faites-les vérifier par votre vétérinaire sanitaire.