Soggiorni, arrivo e partenza
Ogni animale accolto nella sua pensione ha un soggiorno: date, un prezzo, effetti personali, un arrivo e una partenza. Questa pagina spiega come seguire un soggiorno dall'inizio alla fine, dalla sua creazione alla fattura.
La schermata Soggiorni
Tocchi Soggiorni nella barra dei pulsanti, in fondo allo schermo. I soggiorni sono suddivisi in schede:
| Scheda | Contenuto |
|---|---|
| In pensione | Gli animali presenti, con il numero di giorni rimanenti o «Partenza oggi». |
| In arrivo | I soggiorni confermati il cui animale non è ancora arrivato, con il numero di giorni prima dell'arrivo. |
| Cronologia | I soggiorni terminati, dal più recente al più vecchio. |
| Richieste | Le richieste ricevute e le proposte in attesa (vedere Richieste di prenotazione). |
La barra di ricerca permette di ritrovare un soggiorno per nome dell'animale, nome del proprietario o numero di microchip. Toccando una scheda si apre la scheda dell'animale.
Aggiungere un soggiorno
- Nella schermata Soggiorni, tocchi Aggiungi.
- Scelga la situazione che corrisponde al proprietario (vedere la tabella qui sotto).
- Inserisca la Data di inizio e la Data di fine, la Tariffa giornaliera (€) e, se necessario, uno Sconto (%).
- Aggiunga eventualmente dei Servizi aggiuntivi e un Commento (istruzioni alimentari, informazioni particolari).
- Tocchi Crea soggiorno, oppure Invia richiesta se il proprietario deve approvare.
| Scelta | Quando usarla |
|---|---|
| L'animale è già stato da me | La sua scheda esiste già: lo selezioni e crei un nuovo soggiorno, senza reinserire nulla. |
| Il proprietario ha un account SonEspaceSante | Lo cerchi per nome o identificativo (il suo profilo deve essere pubblico) e scelga il suo animale. Riceve una richiesta di soggiorno da approvare, e lei accede al libretto sanitario del suo animale. |
| Invita il proprietario via email | Gli invii un link di autorizzazione, oppure lo copi per trasmetterlo via SMS o messaggistica. Una volta accettato, lei accede ai suoi animali per 1 anno, anche se il suo account è privato. |
| Crea io la scheda dell'animale | Il proprietario non usa l'app: è lei a inserire e gestire la scheda dell'animale. |
La scheda del soggiorno
La scheda del soggiorno (Dettagli del soggiorno) si apre toccando Segna arrivo su una scheda della sezione In arrivo, oppure toccando un soggiorno nell'Agenda. Raggruppa:
- le date, il numero di giorni (giorno di arrivo e giorno di partenza inclusi) e la tariffazione;
- il pannello di arrivo e partenza: vaccini richiesti, box, scheda di arrivo, scheda di partenza e contratto di custodia;
- il diario del soggiorno (vedere Planning e diario del soggiorno);
- il preventivo e lo stato dell'acconto (pagato o in attesa);
- gli Effetti personali e i Servizi aggiuntivi;
- la fattura, il contratto e i recapiti del proprietario.
Il pulsante Modifica permette di cambiare le date, la tariffa, lo sconto, il commento e i recapiti del proprietario. Il pulsante Vedi la scheda dell'animale apre la sua scheda completa, e Discuti con il team apre una discussione interna su questo soggiorno.
Servizi aggiuntivi ed effetti personali
I Servizi aggiuntivi vengono fatturati in aggiunta al soggiorno: toelettatura, somministrazione di farmaci, trasporto… Per ciascuno, inserisca una descrizione, un Prezzo unitario (€) e una Quantità, poi tocchi Aggiungi un servizio.
- Se inseriti prima della conferma, vengono mostrati al proprietario, con il totale, nel momento in cui accetta il soggiorno.
- Alla chiusura, ogni servizio diventa una riga della fattura.
- Lo sconto del soggiorno non si applica ai servizi.
Gli Effetti personali (guinzaglio, gioco, farmaco…) elencano ciò che il proprietario le affida, con una foto se necessario. Vengono spuntati all'arrivo e di nuovo alla partenza.
Registrare l'arrivo
Nella scheda del soggiorno, la parte Arrivo permette innanzitutto di annotare l'Orario di arrivo concordato: viene ricordato al proprietario il giorno prima. Il giorno dell'arrivo:
- Tocchi Registra l'arrivo.
- Compili la Scheda di arrivo: data e ora, Peso (kg), Stato generale (Buono stato, Stanco, Stressato, Altro), Osservazioni e foto.
- Spunti gli Effetti personali consegnati e aggiunga all'elenco quelli che mancano.
- Annoti il Contatto di emergenza e il Veterinario abituale, con i loro numeri di telefono.
- Scelga l'Autorizzazione alle cure: «Nessuna senza consenso preventivo», «Sì, entro un limite di spesa» (indichi il limite in euro) o «Sì, tutte le cure necessarie».
- Precisi l'Alimentazione e i Trattamenti da somministrare.
- Faccia firmare il proprietario sullo schermo (Firma del proprietario; Cancella permette di ricominciare) e indichi il suo nome in Firmato da.
- Tocchi Registra l'arrivo.
Il soggiorno passa ad Animale in pensione e l'animale entra nella scheda In pensione. Può tornare sulla scheda con Modifica la scheda di arrivo.
Il controllo dei vaccini
Se ha definito dei vaccini richiesti (vedere Impostazioni della pensione), la parte Vaccini richiesti della scheda del soggiorno indica per ciascuno il suo stato:
- Aggiornato, con la data di validità;
- Scade durante il soggiorno, Scaduto, Assente o Non ancora efficace all'arrivo;
- Non verificato quando il libretto non è accessibile o non contiene alcun vaccino, oppure Giustificativo fornito.
Il controllo si fa sul libretto sanitario quando le è accessibile: animale di cui gestisce la scheda, o proprietario che le ha autorizzato l'accesso. Altrimenti, fotografi il libretto delle vaccinazioni con Foto del libretto: serve da giustificativo.
Se un vaccino presenta un problema, un banner la avvisa. Resta libero di accogliere l'animale: tocchi Accetta comunque e indichi il motivo, che è obbligatorio e viene conservato sulla scheda di arrivo.
Il controllo automatico dei vaccini è incluso nelle offerte a pagamento.
Il contratto di custodia
Nella parte Contratto di custodia della scheda del soggiorno, può:
- visualizzare un'Anteprima del contratto in PDF, precompilata con le parti, l'animale, le date, il prezzo, l'autorizzazione alle cure e gli effetti affidati;
- scaricarlo in formato Word per ritoccarlo;
- inviarlo con Invia al proprietario.
Il contratto viene rigenerato a ogni salvataggio della scheda di arrivo. Una volta firmato, viene archiviato nei documenti dell'animale e inviato al proprietario come allegato.
Il contratto di custodia è incluso nelle offerte a pagamento. La scheda Contratto di pensione, più in basso, permette anche di generare un contratto semplice con Genera o di allegare una versione firmata scansionata con Allega firmato.
Registrare la partenza e chiudere
- Apra la scheda del soggiorno (nell'Agenda, tocchi il soggiorno), poi tocchi Registra la partenza.
- Compili la Scheda di partenza: data e ora, Peso (kg), Osservazioni e foto.
- Spunti gli Effetti restituiti. Un effetto non spuntato viene segnalato come «Effetti non restituiti».
- Tocchi Salva e chiudi il soggiorno. Si apre la finestra di chiusura.
Può anche chiudere direttamente con Chiudi soggiorno, da una scheda della sezione In pensione o dalla scheda del soggiorno.
La finestra Chiudi soggiorno riepiloga:
- la Data di fine;
- la tariffazione: Fattura secondo il preventivo (spuntato per impostazione predefinita quando esiste un preventivo), oppure la tariffa giornaliera e lo sconto se il soggiorno è stato accorciato o prolungato;
- i servizi aggiuntivi e le Spese da riaddebitare;
- il Totale da fatturare, detratti gli acconti già fatturati;
- gli Effetti personali da restituire.
Tocchi Chiudi + fattura per creare contemporaneamente la fattura, oppure solo Chiudi. La fattura viene creata come bozza: il proprietario la riceve solo dopo che lei l'ha convalidata. Il proprietario che ha un account viene avvisato della fine del soggiorno.
Può anche creare una fattura in seguito dalla scheda Fattura del soggiorno (Genera), che mostra il Saldo restante. Vedere Fatture.
Riaddebitare spese sostenute durante il soggiorno
Se ha pagato delle spese per un animale durante il suo soggiorno (una visita veterinaria, ad esempio), può riaddebitarle al proprietario sulla fattura di fine soggiorno.
- Inserisca la fattura del fornitore come Spesa nella sua contabilità.
- Colleghi una riga di questa spesa all'animale, mentre è in pensione.
- Attivi Riaddebita al proprietario: «Questa spesa verrà aggiunta alla fattura di fine soggiorno».
- Alla chiusura, la spesa compare in Spese da riaddebitare e diventa una riga della fattura.
L'importo ripreso dipende dal suo regime IVA:
| La sua situazione | Importo riaddebitato |
|---|---|
| Non soggetto a IVA | L'importo IVA inclusa effettivamente pagato, così com'è. |
| Soggetto a IVA | L'importo al netto dell'IVA: lei recupera l'IVA del fornitore, poi si applica la sua IVA. |
Una spesa già ripresa su una fattura di soggiorno non può esserlo una seconda volta: l'interruttore è allora bloccato.
I promemoria automatici
- 7 giorni prima dell'arrivo: il proprietario riceve un promemoria per ricordarsi del libretto sanitario. Se un vaccino richiesto presenta un problema, viene avvisato anche lei (offerte a pagamento).
- Il giorno prima dell'arrivo: il proprietario riceve un promemoria con l'orario di arrivo concordato.
- Dopo la partenza: al proprietario viene inviata una richiesta di recensione (vedere Clienti, fidelizzazione e recensioni).
Il registro di entrata e di uscita
La sua pensione tiene un registro di entrata e di uscita e un registro sanitario. L'app li costruisce a partire dai suoi soggiorni: entrata all'arrivo, uscita alla partenza, proprietario e recapiti, osservazioni ed effetti non restituiti. Il registro sanitario riprende le cure effettuate durante i soggiorni.
- Apra il menu, sezione Organizzazione, poi Registri e obblighi.
- Scelga il Periodo.
- Verifichi le righe incomplete segnalate: ne tocchi una per correggere la scheda dell'animale.
- Tocchi Genera PDF, oppure Word per una versione da ritoccare.
L'esportazione PDF è inclusa nelle offerte a pagamento; l'anteprima e il rapporto di completezza restano disponibili. L'app ricorda e precompila, ma la pensione resta responsabile dei suoi registri: li faccia verificare dal suo veterinario sanitario.