Estadias, chegada e partida
Cada animal acolhido no seu hotel tem uma estadia: datas, um preço, pertences pessoais, uma chegada e uma partida. Esta página explica como acompanhar uma estadia do princípio ao fim, desde a criação até à fatura.
O ecrã Estadias
Toque em Estadias na barra de botões, no fundo do ecrã. As estadias estão arrumadas em separadores:
| Separador | Conteúdo |
|---|---|
| Em estadia | Os animais presentes, com o número de dias restantes ou «Partida hoje». |
| Próximas | As estadias confirmadas cujo animal ainda não chegou, com o número de dias até à chegada. |
| Histórico | As estadias terminadas, da mais recente para a mais antiga. |
| Pedidos | Os pedidos recebidos e as propostas pendentes (ver Pedidos de reserva). |
A barra de pesquisa permite encontrar uma estadia pelo nome do animal, pelo nome do tutor ou pelo número de microchip. Tocar num cartão abre a ficha do animal.
Adicionar uma estadia
- No ecrã Estadias, toque em Adicionar.
- Escolha a situação que corresponde ao tutor (ver a tabela abaixo).
- Indique a Data de início e a Data de fim, o Preço diário (€) e, se necessário, um Desconto (%).
- Adicione eventualmente Serviços adicionais e um Comentário (instruções de alimentação, informações específicas).
- Toque em Criar estadia, ou em Enviar pedido se o tutor tiver de validar.
| Opção | Quando usar |
|---|---|
| O animal já esteve cá antes | A ficha já existe: selecione-o e crie uma nova estadia, sem voltar a introduzir nada. |
| O tutor tem uma conta SonEspaceSante | Procure-o pelo nome ou identificador (o perfil tem de ser público) e escolha o animal. O tutor recebe um pedido de estadia para validar, e o hotel tem acesso ao boletim sanitário do animal. |
| Convidar o tutor por email | Envie-lhe uma ligação de autorização, ou copie-a para a transmitir por SMS ou mensagem. Depois de aceite, tem acesso aos animais dele durante 1 ano, mesmo que a conta seja privada. |
| Criar eu mesmo a ficha do animal | O tutor não utiliza a aplicação: é o hotel que introduz e gere a ficha do animal. |
A ficha da estadia
A ficha da estadia (Detalhes da estadia) abre-se ao tocar em Registar chegada num cartão do separador Próximas, ou ao tocar numa estadia na Agenda. Reúne:
- as datas, o número de dias (dia de chegada e dia de partida incluídos) e o preço;
- o painel de chegada e de partida: vacinas exigidas, box, ficha de chegada, ficha de partida e contrato de guarda;
- o diário da estadia (ver Planeamento e diário da estadia);
- o orçamento e o estado do sinal (pago ou pendente);
- os Pertences pessoais e os Serviços adicionais;
- a fatura, o contrato e os contactos do tutor.
O botão Alterar permite mudar as datas, o preço, o desconto, o comentário e os contactos do tutor. O botão Ver ficha do animal abre a ficha completa, e Conversar com a equipa abre uma conversa interna sobre esta estadia.
Serviços adicionais e pertences pessoais
Os Serviços adicionais são faturados além da estadia: tosquia, medicação, transporte… Para cada um, introduza uma designação, um Preço unitário (€) e uma Quantidade e depois toque em Adicionar um serviço.
- Introduzidos antes da confirmação, são mostrados ao tutor, com o total, no momento em que aceita a estadia.
- No encerramento, cada serviço passa a ser uma linha da fatura.
- O desconto da estadia não se aplica aos serviços.
Os Pertences pessoais (trela, brinquedo, medicamento…) listam o que o tutor lhe confia, com uma fotografia se necessário. São assinalados na chegada e de novo na partida.
Registar a chegada
Na ficha da estadia, a parte Chegada permite primeiro anotar a Hora de chegada acordada: é lembrada ao tutor na véspera. No dia da chegada:
- Toque em Registar a chegada.
- Preencha a Ficha de chegada: data e hora, Peso (kg), Estado geral (Bom estado, Cansado, Stressado, Outro), Observações e fotografias.
- Assinale os Pertences pessoais entregues e adicione à lista os que faltam.
- Anote o Contacto de emergência e o Veterinário habitual, com os respetivos telefones.
- Escolha a Autorização de cuidados: «Nenhum sem acordo prévio», «Sim, até um limite» (indique o limite em euros) ou «Sim, todos os cuidados necessários».
- Indique a Alimentação e os Tratamentos a dar.
- Peça ao tutor que assine no ecrã (Assinatura do tutor; Limpar permite recomeçar) e indique o nome dele em Assinado por.
- Toque em Registar a chegada.
A estadia passa a Animal em estadia e o animal entra no separador Em estadia. Pode voltar à ficha com Editar a ficha de chegada.
A verificação das vacinas
Se tiver definido vacinas exigidas (ver Definições do hotel para animais), a parte Vacinas exigidas da ficha da estadia indica o estado de cada uma:
- Em dia, com a data de validade;
- Expira durante a estadia, Expirada, Em falta ou Ainda não eficaz à chegada;
- Não verificada quando o boletim não está acessível ou não contém nenhuma vacina, ou Comprovativo fornecido.
A verificação é feita no boletim sanitário quando lhe está acessível: animal cuja ficha gere, ou tutor que lhe autorizou o acesso. Caso contrário, fotografe o boletim de vacinação com Foto do boletim: serve de comprovativo.
Se uma vacina levantar problemas, uma faixa alerta-o. Continua livre de acolher o animal: toque em Aceitar na mesma e indique o motivo, que é obrigatório e fica registado na ficha de chegada.
A verificação automática das vacinas está incluída nos planos pagos.
O contrato de guarda
Na parte Contrato de guarda da ficha da estadia, pode:
- tocar em Pré-visualizar o contrato para ver o PDF, pré-preenchido com as partes, o animal, as datas, o preço, a autorização de cuidados e os pertences confiados;
- transferi-lo em formato Word para o retocar;
- Enviar ao tutor.
O contrato é gerado de novo cada vez que a ficha de chegada é guardada. Depois de assinado, é arrumado nos documentos do animal e enviado ao tutor em anexo.
O contrato de guarda está incluído nos planos pagos. O cartão Contrato de estadia, mais abaixo na ficha, permite também Gerar um contrato simples ou anexar uma versão assinada digitalizada com Anexar assinado.
Registar a partida e encerrar
- Abra a ficha da estadia (na Agenda, toque na estadia) e depois toque em Registar a partida.
- Preencha a Ficha de partida: data e hora, Peso (kg), Observações e fotografias.
- Assinale os Pertences devolvidos. Um pertence não assinalado é indicado como «Pertences não devolvidos».
- Toque em Guardar e encerrar a estadia. Abre-se a janela de encerramento.
Também pode encerrar diretamente com Encerrar estadia, a partir de um cartão do separador Em estadia ou a partir da ficha da estadia.
A janela Encerrar estadia resume:
- a Data de fim;
- o preço: Faturar de acordo com o orçamento (assinalado por predefinição quando existe um orçamento), ou o preço diário e o desconto se a estadia tiver sido encurtada ou prolongada;
- os serviços adicionais e os Custos a refaturar;
- o Total a faturar, deduzidos os sinais já faturados;
- os Pertences pessoais a devolver.
Toque em Encerrar + fatura para criar a fatura ao mesmo tempo, ou apenas em Encerrar. A fatura é criada como rascunho: o tutor só a recebe depois de a validar. O tutor que tem conta é avisado do fim da estadia.
Também pode criar uma fatura mais tarde a partir do cartão Fatura da ficha da estadia (Gerar), que mostra o Saldo restante. Ver Faturas.
Refaturar despesas suportadas durante a estadia
Se pagou despesas por um animal durante a estadia (uma consulta veterinária, por exemplo), pode repercuti-las no tutor na fatura de fim de estadia.
- Introduza a fatura do fornecedor como uma Despesa na sua contabilidade.
- Associe uma linha dessa despesa ao animal, enquanto ele estiver em estadia.
- Ative Refaturar ao tutor: «Este custo será acrescentado à fatura de fim de estadia».
- No encerramento, o custo aparece em Custos a refaturar e passa a ser uma linha da fatura.
O montante retomado depende do seu regime de IVA:
| A sua situação | Montante refaturado |
|---|---|
| Não sujeito a IVA | O montante com IVA efetivamente pago, tal como está. |
| Sujeito a IVA | O montante sem IVA: recupera o IVA do fornecedor e aplica-se depois o seu próprio IVA. |
Um custo já incluído numa fatura de estadia não pode ser incluído uma segunda vez: o interruptor fica então bloqueado.
Os lembretes automáticos
- 7 dias antes da chegada: o tutor recebe um lembrete para não se esquecer do boletim sanitário. Se uma vacina exigida levantar problemas, o hotel também é avisado (planos pagos).
- Na véspera da chegada: o tutor recebe um lembrete com a hora de chegada acordada.
- Depois da partida: é enviado ao tutor um pedido de avaliação (ver Clientes, fidelização e avaliações).
O registo de entradas e saídas
O seu hotel para animais mantém um registo de entradas e saídas e um registo de acompanhamento sanitário. A aplicação constrói-os a partir das suas estadias: entrada na chegada, saída na partida, tutor e contactos, observações e pertences não devolvidos. O registo sanitário retoma os cuidados prestados durante as estadias.
- Abra o menu, secção Organização, e depois Registos e obrigações.
- Escolha o Período.
- Verifique as linhas incompletas assinaladas: toque numa para corrigir a ficha do animal.
- Toque em Gerar o PDF, ou em Word para uma versão a retocar.
A exportação em PDF está incluída nos planos pagos; a pré-visualização e o relatório de preenchimento continuam disponíveis. A aplicação lembra e pré-preenche, mas o hotel continua responsável pelos seus registos: peça ao seu veterinário sanitário que os verifique.