Buchhaltung

Das Modul Buchhaltung bündelt alle Rechnungen Ihrer Einrichtung: was Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, was Sie bei Ihren Lieferanten kaufen, und die Gutschriften. Es berechnet Ihre Summen, erkennt offene Posten und bereitet die Dateien für Ihren Steuerberater vor.

Sie nutzen die App Son Espace Santé als Privatperson? Die Verwaltung Ihrer Ausgaben wird auf der Seite Rechnungen & Ausgaben beschrieben.

Die Buchhaltung öffnen

• Über die Schaltflächenleiste unten auf dem Bildschirm: Schaltfläche Buchhaltung.
• Über das Seitenmenü, Rubrik Buchhaltung: Dort finden Sie die Rechnungsliste, die Kunden (in der App Tierheim Adoptierende genannt) und die Lieferanten.

Der Bildschirm hat drei Registerkarten: Übersicht, Rechnungen und Übersicht (bzw. Exporte, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind).

Die drei Belegarten

Eine Rechnung oder Ausgabe hinzufügen

1. Tippen Sie unter Buchhaltung in der Aktionsleiste unten auf dem Bildschirm auf Hinzufügen.
2. Wählen Sie Ausgabe, Einnahme (eine Rechnung an Ihre Kunden), Gutschrift oder Foto.
3. Geben Sie das Rechnungsdatum und dann den Kunden oder Lieferanten an.
4. Fügen Sie die Zeilen mit Zeile hinzufügen hinzu: Beschreibung, Betrag, USt-Satz und betroffene Tiere.
5. Geben Sie an, ob die Rechnung bereits bezahlt ist, und bei einer Kundenrechnung die Zahlungsfrist (bei Erhalt, 30, 45 oder 60 Tage).
6. Tippen Sie auf Speichern.

Sie können eine Rechnung auch direkt aus einem Kalendertermin heraus hinzufügen: Sie bleibt dann mit diesem Ereignis verknüpft.

Weitere Einstellungen einer Rechnung

• Währung: standardmäßig Euro, weitere Währungen sind verfügbar.
• Aufteilung einer Zeile auf die Tiere: Keine Aufteilung, Gleichmäßig oder Nach Gewicht. Die Aufteilung nach Gewicht erfordert ein erfasstes Gewicht für jedes Tier.
• Notizen / Beschreibung: ein freier Kommentar.
• Bei einer Kundenrechnung: USt-Befreiung, IBAN und BIC, die auf dem Dokument erscheinen sollen.

Eine Rechnung aus einem Foto oder PDF importieren

Die Schaltfläche Foto erspart Ihnen die manuelle Eingabe einer erhaltenen Rechnung.

1. Tippen Sie unter Buchhaltung auf Hinzufügen und dann auf Foto.
2. Fotografieren Sie die Rechnung oder wählen Sie ein Bild oder ein PDF.
3. Die App liest das Dokument und füllt Datum, Zeilen, Beträge und Lieferant vor.
4. Prüfen Sie die Angaben, korrigieren Sie sie bei Bedarf und speichern Sie.

Ist das PDF eine elektronische Rechnung, werden seine Daten unverändert übernommen. Andernfalls erfolgt das Auslesen per künstlicher Intelligenz: Prüfen Sie das Ergebnis immer.

Der Lieferant wird unter den bereits bekannten gefunden oder automatisch angelegt. Fehlt ihm die SIRET-Nummer, schlägt Ihnen die App vor, sie zu ergänzen.

Werden auf der Rechnung Pflegeprodukte erkannt, schlägt Ihnen die App vor, sie Ihrer Apotheke hinzuzufügen.

Eine Rechnung festschreiben

Eine Kundenrechnung bleibt im Status Entwurf, solange Sie sie nicht festgeschrieben haben. Als Entwurf können Sie sie ändern und eine Vorschau anzeigen.

1. Öffnen Sie die Rechnung und tippen Sie auf Bestätigen.
2. Bestätigen Sie: Die Rechnung erhält eine endgültige Nummer.
3. Die App erzeugt das PDF im Format der elektronischen Rechnung. Sie erhalten es anschließend über PDF herunterladen.

Zum Festschreiben muss Ihre SIRET-Nummer (und Ihre USt-IdNr., wenn Sie Umsatzsteuer berechnen) unter Einstellungen > Rechtliche Angaben eingetragen sein. Fehlt sie, führt Sie die App mit der Schaltfläche Meine Angaben ergänzen dorthin.

Hat Ihr Kunde ebenfalls ein Konto in der App, findet er die festgeschriebene Rechnung automatisch in seinen eigenen Rechnungen.

Zur elektronischen Rechnung und zum Versand an Unternehmen siehe Elektronische Rechnungsstellung. Um eine Rechnung per Karte bezahlen zu lassen, siehe Online-Zahlung.

Die Rechnungsliste

Die Registerkarte Rechnungen gruppiert Ihre Belege nach Monaten, mit der Summe jedes Monats und der Summe des Zeitraums.

• Wählen Sie das anzuzeigende Geschäftsjahr in der Auswahlliste oben.
• Filtern Sie nach Art: Alle, Ausgaben, Rechnungen oder Gutschrift.
• Aktivieren Sie den Filter Unbezahlt, um nur noch offene Beträge zu sehen.
• Filtern Sie nach Tier, um die Kosten eines Tieres zu erfahren.

Abzeichen zeigen den Status jeder Rechnung: Entwurf, Zahlung ausstehend, Zahlungslink oder Online bezahlt.

Die Beträge werden netto (ohne Steuern) angezeigt.

Die Übersicht

Die Registerkarte Übersicht analysiert Ihre Zahlen im gewählten Zeitraum: Laufendes Geschäftsjahr, Vorheriges Geschäftsjahr, Letzte 12 Monate oder Alle.

Sie können nach Abgerechnet oder Eingenommen rechnen.

Je nach App ergänzt die Übersicht Kennzahlen speziell für Ihr Fachgebiet:

• Tierpension: abgerechnete Aufenthalte, Durchschnitt pro Aufenthalt, neue Kunden und Stammkunden.
• Züchter: Marge pro Wurf, mit Einnahmen, Ausgaben und Kosten pro Jungtier.
• Tierheim: Spenden und Einnahmen sowie Finanzierungsbedarf.

Die Übersicht zeigt außerdem Ihre Zu bezahlenden Rechnungen, die vereinnahmte und abziehbare Umsatzsteuer des Zeitraums und eine Rubrik Zu erledigen (Entwürfe, Rechnungen ohne Nummer oder ohne Gegenpartei).

Die detaillierte Übersicht ist den kostenpflichtigen Angeboten vorbehalten. Mit einem kostenlosen Angebot sehen Sie Ihre Summen, und Ihre Rechnungen bleiben unbegrenzt zugänglich. Siehe Abonnement.

Zusammenfassung und Buchhaltungsexporte

Die Registerkarte Übersicht (bzw. Exporte) wird auf einen Zeitraum eingestellt: Laufendes Jahr, Vorjahr, Alle oder frei gewählte Daten.

Wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind (Kleinunternehmer, micro-entreprise), zeigt eine Tabelle Ihren Umsatz Monat für Monat oder Quartal für Quartal, abgerechnet und eingenommen. Die Schaltfläche Kopieren kopiert ihn für Ihre Erklärung.

Die verfügbaren Buchhaltungsexporte:

Kunden und Lieferanten

Jede Rechnung ist einer Gegenpartei zugeordnet: einem Kunden bei einer Rechnung oder Gutschrift, einem Lieferanten bei einer Ausgabe.

• Ein Kunde wird automatisch angelegt, sobald ein Aufenthalt, eine Reservierung oder eine Adoption erfasst wird.
• Ein Lieferant wird angelegt, sobald eine erhaltene Rechnung erfasst wird.
• In einer Rechnung können Sie einen vorhandenen Eintrag oder einen Nutzer der App wählen oder einen neuen anlegen (Unternehmen oder Privatperson).
• Doppelte Einträge können im selben Auswahlbildschirm zusammengeführt werden.

Die Listen Kunden und Lieferanten (Seitenmenü, Rubrik Buchhaltung) lassen sich nach neuestem Datum, Name oder Betrag sortieren und bieten eine Suche. Archivierte Einträge stehen unter Archiviert.

Das Profil eines Kunden zeigt seinen Umsatz, den noch offenen Betrag und mehrere Registerkarten:

• Details: Kontaktdaten und bei einem Unternehmen Firmenname, SIRET und USt-IdNr.
• Aufenthalte (Tierpension), Reservierungen & Verkäufe (Züchter) oder Adoptionen (Tierheim).
• Tiere: die Tiere dieses Kunden.
• Rechnungen: alle seine Rechnungen mit ihrem Status.

Das Archivieren eines Kunden entfernt ihn aus der aktiven Liste, ohne seine Rechnungen oder seinen Verlauf zu löschen.

Weiterberechnete Kosten und Verkäufe von Jungtieren

Mehrere Tätigkeiten in einer Einrichtung

Übt Ihre Einrichtung mehrere Tätigkeiten aus (zum Beispiel Tierheim und Tierpension), erscheint oben in der Buchhaltung ein Filter Alle / Tierheim / Tierpension / Zucht.

Er gilt für die Übersicht, die Liste, die Zusammenfassung und die Exporte. Jede Rechnung trägt ein Tätigkeitsabzeichen, das automatisch ermittelt wird; Sie können es mit dem Feld Aktivität der Rechnung ändern.

Einstellungen der Buchhaltung

Die Einstellungen finden Sie unter Einstellungen > Buchhaltung und USt. oder über das Zahnrad-Symbol neben der Auswahl des Geschäftsjahres in der Rechnungsliste. In der App Tierpension bietet der Bildschirm Buchhaltung und USt. Administratoren außerdem Zugang zu Elektronische Rechnungsstellung und Online-Zahlung (siehe Elektronische Rechnungsstellung).

• Tag und Monat des Beginns Ihres Geschäftsjahres.
• Standard-Zahlungsfrist.
• Von der USt. befreit (Kleinunternehmer): fügt Ihren Rechnungen den Vermerk „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“ hinzu.
• USt.-Erklärungsverfahren, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind.
• Standardwährung, Standard-IBAN und -BIC.

Nur ein Administrator kann diese Einstellungen ändern; die anderen Mitglieder können sie einsehen.

Häufige Fragen

Kann ich eine festgeschriebene Rechnung löschen?

Nein. Eine festgeschriebene Rechnung hat eine endgültige Nummer. Stellen Sie eine Gutschrift aus, um sie zu stornieren.

Wie markiere ich eine Rechnung als bezahlt?

Öffnen Sie sie und tippen Sie auf ihren Status, oder tippen Sie auf den Status der Rechnung in der Karte der offenen Forderungen in der Übersicht. Dafür ist das Schreibrecht für die Buchhaltung nötig.

Sind die Spenden des Tierheims in der Buchhaltung enthalten?

Spenden, Mitgliedsbeiträge und Spendenbescheinigungen haben einen eigenen Bildschirm: siehe Spenden und Spendenbescheinigungen.