Familles d'accueil
Les familles d'accueil permettent au refuge d'accueillir plus d'animaux que ses boxes. Le refuge les gère dans l'application Refuge ; chaque famille suit l'animal qu'elle accueille depuis l'application Son Espace Santé, gratuite, dans un espace « Famille d'accueil ».
La liste des familles d'accueil
Ouvrez le menu latéral, rubrique Organisation, puis Familles d'accueil. Vous y accédez aussi depuis Réglages, bloc Mon refuge.
La page affiche, de haut en bas :
- les Notes de frais à valider ;
- les Candidatures de familles d'accueil reçues par votre site ;
- vos familles, avec les espèces qu'elles acceptent, les animaux accueillis et les notes de frais en attente.
Le champ Disponible pour… (espèce) filtre les familles, pour répondre vite à la question « qui peut prendre ce chat ce soir ? ».
Ajouter une famille d'accueil
- Appuyez sur Ajouter dans la barre d'actions.
- Renseignez le Prénom, le Nom, l'Email, le Téléphone et l'Adresse.
- Indiquez si elle est Disponible pour accueillir un animal, les Espèces acceptées (par exemple : chats, petits chiens), sa Capacité (animaux en même temps) et vos Notes.
- Appuyez sur Sauvegarder.
Si la famille n'a pas encore l'application, appuyez sur Inviter dans l'application depuis la liste. Elle reçoit un email avec un lien de connexion : son compte Son Espace Santé est créé (ou relié à son compte existant). La famille porte ensuite la mention A l'application.
Placer un animal en famille d'accueil
- Ouvrez la fiche de l'animal, puis dans le bloc de statut appuyez sur Changer le statut et choisissez Famille d'accueil.
- Dans l'écran Placer en famille d'accueil, choisissez la famille (les familles indisponibles sont signalées).
- Dans Placement, indiquez la Date de début et les Frais de la famille : Remboursés, Offerts ou Pas de répartition.
- Rédigez les Consignes pour la famille (alimentation, soins, visites…).
- Laissez coché Toujours proposé à l'adoption si l'animal doit rester visible sur votre site pendant l'accueil.
- Appuyez sur Placer l'animal.
L'animal passe au statut Famille d'accueil et le refuge en reste propriétaire. La famille reçoit un accès en écriture à la fiche de cet animal seulement : journal, poids, photos. Dans les formules payantes, un contrat d'accueil daté est généré automatiquement et rangé dans les documents de l'animal ; un lien contrat apparaît dans le bloc de statut.
Pour mettre fin au placement, changez le statut de l'animal en Adoptable : l'accès de la famille est retiré. Si la famille adopte l'animal, créez son dossier depuis la rubrique Adoption de la fiche (voir Adoption en ligne).
Pour confier l'animal à une autre famille sans repasser par « Adoptable », appuyez sur Changer de famille d'accueil dans le bloc de statut, choisissez la nouvelle famille et la Date du changement, puis appuyez sur Changer de famille d'accueil. Le placement en cours se termine ce jour-là et le suivant commence le même jour, avec les mêmes consignes (modifiables) ; l'accès à la fiche passe d'une famille à l'autre. L'animal reste au statut Famille d'accueil.
Association sans refuge : « Uniquement familles d'accueil »
Si votre association n'a pas de locaux et que tous vos animaux vivent en famille d'accueil, ouvrez Réglages, bloc Mon refuge, Fonctionnement de l'association, choisissez Uniquement familles d'accueil et appuyez sur Sauvegarder. Le même choix est proposé par l'assistant de configuration, à la première ouverture de l'application.
L'application masque alors ce qui suppose des locaux :
- le Plan, la colonne Box de la liste des animaux, les QR codes et la fiche box ;
- le Suivi (pointage d'entrée et de sortie des bénévoles), le suivi des repas et des promenades et la carte Repas en retard de l'accueil ;
- le droit de membre Promenade des animaux et l'option « Peut être sorti en parc / en groupe » ;
- les créneaux Promenade, Nourrissage, Nettoyage et Permanence accueil du planning (le Transport vétérinaire et les autres créneaux restent).
Elle met en avant vos familles d'accueil : l'entrée Familles d'accueil remonte dans le menu et rejoint la barre de boutons, la liste des animaux affiche la colonne Famille d'accueil et le filtre Sans famille d'accueil, et le bloc À traiter de l'accueil signale les animaux pris en charge qui n'ont encore aucune famille.
Rien n'est supprimé : en revenant à Avec un refuge, vous retrouvez votre plan et vos pointages. Les registres d'entrées et de sorties restent obligatoires (voir Registres et sortie des animaux) ; la famille d'accueil chez qui l'animal est placé le jour de son arrivée figure sur sa ligne d'entrée.
Les notes de frais
La famille déclare ses dépenses (croquettes, vétérinaire, matériel…) avec un justificatif depuis son espace. Elles apparaissent dans Notes de frais à valider, avec un compteur sur l'Accueil du refuge. Pour chacune :
- Rembourser : le refuge rembourse la famille ;
- Abandon de frais (reçu) : la famille renonce au remboursement et reçoit un reçu fiscal d'abandon de frais (voir Dons et reçus fiscaux) ;
- Refuser.
Recruter des familles depuis votre site
Ajoutez le bloc « Devenir famille d'accueil » à votre site (voir Page publique). Les candidats y décrivent leur logement, les animaux présents, leurs disponibilités et les espèces acceptées, puis confirment leur candidature par email.
Dans la liste des familles d'accueil, chaque candidature propose Accepter et inviter (la famille est créée et reçoit l'invitation), Contactée ou Refuser.
Côté famille : l'espace « Famille d'accueil »
Dans l'application Son Espace Santé, la famille trouve Famille d'accueil (FA dans la barre de boutons) et dans le menu latéral, rubrique Gestion, tant qu'un animal lui est confié. Pour chaque animal accueilli, elle voit depuis quand il est chez elle, les Consignes du refuge et le Contrat, et dispose des boutons :
- Journal et Poids pour tenir le carnet de l'animal (voir Journal et Suivi du poids) ;
- Note de frais : choisissez d'abord la photo ou le PDF du justificatif, puis saisissez le montant et l'objet de la dépense, et appuyez sur Envoyer ;
- Contacter le refuge.
L'espace rappelle aussi la prise en charge des frais prévue par le refuge, et l'état de chaque note de frais (soumise, approuvée, remboursée, abandon de frais avec le numéro du reçu, refusée).
Questions fréquentes
La famille devient-elle propriétaire de l'animal ?
Non. Le refuge reste propriétaire ; la famille a seulement un accès en écriture à la fiche pendant le placement.
L'entrée « Famille d'accueil » n'apparaît pas.
Elle ne s'affiche que lorsqu'un placement est en cours pour ce compte. Vérifiez que la famille a accepté l'invitation avec la bonne adresse email.