Registres et sortie des animaux du refuge
Refuges et fourrières tiennent les mêmes registres que les élevages et remettent les mêmes pièces au départ d'un chien ou d'un chat. L'application construit les registres depuis vos saisies, vérifie la checklist d'adoption et garde une fiche de chaque animal sorti.
Les registres légaux
Ouvrez le menu latéral, rubrique Organisation, puis Registres et obligations.
Registre de suivi sanitaire
Une ligne par acte (vaccins, traitements, visites vétérinaires…), avec des lignes dédiées aux quarantaines et aux stérilisations déjà saisies.
Registre d'entrées et de sorties
Une ligne par mouvement : arrivées, adoptions, cessions à une autre structure, décès, et si vous le souhaitez les passages en famille d'accueil.
Le registre des mouvements se construit depuis l'historique des statuts de chaque animal (voir Statuts des animaux au refuge). Le numéro de registre d'un animal s'affiche aussi sur sa fiche.
- Choisissez la Période : une année, ou Depuis le début.
- Vérifiez le nombre de Lignes et les éventuelles lignes incomplètes. Appuyez sur une ligne incomplète pour ouvrir la fiche de l'animal et la corriger.
- Appuyez sur Générer le PDF. Le bouton Word produit une version modifiable, jamais conservée.
Les PDF que vous choisissez de garder apparaissent dans Registres conservés. Le registre lui-même se reconstruit à tout moment depuis vos données.
Les pièces du refuge
Le bloc Pièces du refuge indique l'état de votre agrément fourrière et de votre ACACED. Le N° RNA, l'agrément fourrière, l'ACACED et le vétérinaire sanitaire remplissent l'en-tête de vos registres.
Le bouton Compléter mes informations légales ouvre Réglages > Informations légales. Vous y renseignez notamment :
- le N° RNA, qui figure aussi sur vos reçus fiscaux, et la date du Récépissé de préfecture du ;
- l'Agrément fourrière (numéro, le cas échéant) et sa date de validité ;
- l'option Sorties et retours de famille d'accueil dans le registre des mouvements, activée par défaut : désactivez-la si vous considérez les familles d'accueil comme une extension du refuge.
Le scan des entrées et sorties
La carte Scan des entrées et sorties propose Générer le document : un document contenant un code à scanner pour enregistrer les entrées et sorties du refuge.
La checklist avant l'adoption
Avant le départ d'un chien ou d'un chat, l'application vérifie les pièces exigées. La Checklist de départ apparaît à l'étape Documents de Préparer l'adoption, et dans la fenêtre Remettre le carnet de la rubrique Adoption (voir Adoption en ligne). Elle affiche Prêt au départ ou le nombre de pièces manquantes.
| Ligne | Comment la cocher |
|---|---|
| Identification (puce) | Renseigner la puce sur la fiche de l'animal |
| Au moins 8 semaines au départ | Calculé depuis la date de naissance |
| Contrat d'adoption (vaut certificat de cession) | Générer : demande un dossier d'adoption créé ou réservé ; inclus dans les formules payantes |
| Stérilisé, ou engagement de stérilisation signé | Une stérilisation saisie dans les opérations, ou Générer l'engagement, le faire signer, puis Ajouter l'engagement |
| Document d'information sur l'animal | Générer |
| Certificat vétérinaire (de moins de 7 jours) | Ajouter le certificat ; obligatoire si des frais d'adoption sont demandés, seulement recommandé pour une adoption gratuite |
| Vaccination primaire saisie | Saisir le vaccin |
| Changement de propriétaire I-CAD déclaré | Apparaît après la remise acceptée : Enregistrer la déclaration, avec le N° de dossier (facultatif) |
Le contrat d'adoption reprend les parties, l'animal, les frais et les engagements de l'adoptant (stérilisation, retour au refuge, visite de suivi). À sa génération, vous pouvez indiquer la Date limite de stérilisation (si non stérilisé) et des Clauses complémentaires (facultatif), puis choisir PDF ou Word.
Les documents générés en PDF sont rangés dans les documents de l'animal (la version Word, à retoucher, n'est pas conservée) et accompagnent la remise du carnet (voir Documents de l'animal).
Les animaux sortis
Un animal adopté appartient à son nouveau propriétaire et quitte votre liste d'animaux. Pour le retrouver : liste des Animaux, menu … de la barre d'actions, Animaux sortis.
La liste se filtre par année et par type de sortie (Adopté, Cédé, Décédé), avec une recherche par animal ou par propriétaire. Chaque ligne ouvre la Fiche de sortie :
- dates d'Arrivée et de Départ, Durée du séjour, N° de registre ;
- Frais d'adoption, Nouveau propriétaire et Déclaration I-CAD faite le ;
- Contrats et documents, Factures, Agenda pendant le séjour, santé (maladies, opérations, vaccins, poids) ;
- Historique des statuts.
Voir la fiche complète ouvre le carnet de l'animal tant que l'adoptant vous le partage. S'il retire ce partage, la fiche de sortie en garde l'essentiel.
Questions fréquentes
Pourquoi une ligne du registre est incomplète ?
Il manque une information sur la fiche de l'animal, par exemple une puce ou un destinataire de sortie. Appuyez sur la ligne pour ouvrir la fiche et la compléter.
Le bouton Générer du contrat ne fonctionne pas.
Créez ou réservez d'abord un dossier d'adoption depuis la rubrique Adoption de la fiche : le contrat a besoin de connaître l'adoptant.