Adoption en ligne
Un visiteur de votre site dépose une candidature pour un animal ; votre équipe la traite dans l'application, réserve l'animal, facture les frais d'adoption, puis remet le carnet de santé à l'adoptant, qui retrouve l'animal et tout son historique dans l'application Son Espace Santé.
Le questionnaire d'adoption
Ouvrez Réglages (menu latéral, rubrique Organisation), puis dans Mon refuge choisissez Adoptions en ligne. La page Questionnaire d'adoption est aussi accessible depuis le bouton Questionnaire de la page des candidatures.
- Activez Accepter les candidatures en ligne.
- Rédigez si vous le souhaitez un Texte d'introduction (facultatif).
- Adaptez les questions proposées par défaut (logement, jardin, autres animaux, enfants, temps d'absence, expérience, motivation, accord pour une visite…). Pour chaque Question, choisissez le Type de réponse : Texte libre, Oui / Non, Liste de choix (avec les Choix (séparés par des virgules)) ou Nombre, et cochez Champ obligatoire si besoin.
- Ajouter une question en ajoute une nouvelle ; appuyez sur Sauvegarder.
Ce que voit le visiteur
- Sur la page publique d'un animal à l'adoption, il appuie sur Je candidate. Une candidature générale, sans animal précis, est aussi possible depuis le bouton d'adoption de votre site.
- Il répond au questionnaire, sans quitter le site et sans installer l'application.
- Il reçoit un email et clique pour confirmer sa candidature. Une candidature non confirmée n'arrive jamais dans votre application.
Les membres de l'équipe qui peuvent modifier les animaux sont prévenus de chaque nouvelle candidature confirmée, par notification et par email.
Traiter les candidatures
Toutes les candidatures
Menu latéral, rubrique Gestion, puis Candidatures d'adoption : la page liste les dossiers À traiter et Réservé de tous les animaux, y compris les candidatures générales, avec la mention Depuis le site quand elles viennent du formulaire. Ouvrez un dossier pour aller à l'animal. L'Accueil affiche aussi le nombre de candidatures à traiter.
La rubrique Adoption d'un animal
Sur la fiche de l'animal, bloc Adoption, ouvrez Adoption (« Candidatures, réservation et remise »). Les dossiers y sont classés en Candidatures, Réservé, Adopté et Refusées ou annulées. Appuyez sur un dossier pour lire les coordonnées, les réponses au questionnaire et les notes.
- Réserver : l'animal passe au statut Réservé ;
- Refuser : indiquez un motif, puis Refuser sans email ou Refuser et envoyer l'email ;
- Repasser en candidature ou Annuler un dossier réservé ;
- Nouveau dossier : créer vous-même un dossier (prénom, nom, email, téléphone) pour un adoptant qui ne passe pas par le site.
Quand des personnes de votre liste d'attente recherchent un animal comme celui-ci, la rubrique l'indique avec un bouton Prévenir (voir Liste d'attente des adoptants).
Préparer l'adoption : frais, factures et documents
Quand l'animal est réservé, le bloc de statut de sa fiche propose Préparer l'adoption :
- Adoptant : le dossier réservé est repris. Si vous avez posé le statut Réservé à la main, choisissez le client qui adopte : les factures lui seront adressées.
- Tarif et factures : saisissez les Frais d'adoption, ajoutez des acomptes (Ajouter un acompte), puis Créer la facture finale, qui déduit ce qui est déjà facturé. L'application rappelle les Dépenses depuis l'arrivée de l'animal, frais de famille d'accueil compris, pour comparer avec le tarif.
- Documents : la checklist de départ (contrat d'adoption, engagement de stérilisation, certificat vétérinaire…), détaillée dans Registres et sortie.
Les factures sont créées en brouillon : vérifiez-les et validez-les avant envoi (voir Factures). Leur création demande un droit d'écriture sur la comptabilité. L'adoptant peut payer en ligne si le paiement en ligne est activé (voir Paiement en ligne).
Remettre le carnet à l'adoptant
Deux chemins mènent à la remise : Remettre le carnet sur un dossier réservé de la rubrique Adoption, ou Passer à Adopté depuis Préparer l'adoption, qui ouvre Finaliser l'adoption. Dans ce dernier écran, choisissez le changement de propriétaire :
| Option | Ce qui se passe |
|---|---|
| Remettre le carnet par email (recommandé) | L'adoptant reçoit le carnet de santé par email, crée son compte en un écran (ou se connecte) et récupère l'animal en l'acceptant. |
| Transférer vers un compte existant | L'adoptant utilise déjà l'application : l'animal est transféré sur son compte immédiatement. |
| Adoptant sans compte | L'animal reste dans votre compte, marqué Adopté ; l'adoptant est enregistré dans vos clients. |
Ajoutez si vous le souhaitez Un mot pour la famille (facultatif), puis appuyez sur Envoyer le carnet et adopter ou Enregistrer l'adoption. Le dossier doit contenir l'email de l'adoptant pour la remise par email.
Après acceptation, l'animal passe au statut Adopté, le refuge garde un accès en lecture à son carnet (que l'adoptant peut retirer) et la fiche indique côté adoptant chez quel refuge il a été adopté. Une fiche de sortie est conservée par le refuge (voir Registres et sortie).
Après l'adoption
- Prises de nouvelles : 15 jours puis 90 jours après l'acceptation, l'adoptant reçoit un email au nom du refuge l'invitant à donner des nouvelles dans le journal de l'animal. Le dossier indique quand l'email a été envoyé et quand des nouvelles ont été données.
- Déclaration I-CAD : le dossier rappelle le changement de propriétaire à déclarer ; Enregistrer la déclaration note sa date et le N° de dossier (facultatif).
Côté adoptant
L'adoptant reçoit un email du refuge, crée son compte Son Espace Santé en un écran ou se connecte, et retrouve l'animal avec ses vaccins, ses poids et ses documents. Il peut gérer l'accès du refuge depuis ses partages (voir Partage d'un animal).
Questions fréquentes
Une candidature annoncée par un visiteur n'apparaît pas.
Le visiteur doit confirmer sa candidature en cliquant sur le lien reçu par email. Sans confirmation, elle n'est pas transmise.
Quelle différence entre refuser et annuler ?
Refuser est une réponse du refuge à la candidature, avec un motif. Annuler retire le dossier sans jugement, par exemple quand l'adoptant se désiste.