Online-Adoption
Ein Besucher Ihrer Website reicht eine Bewerbung für ein Tier ein; Ihr Team bearbeitet sie in der App, reserviert das Tier, rechnet die Schutzgebühr ab und übergibt dann das Gesundheitsheft an die Adoptierenden, die das Tier mit seinem gesamten Verlauf in der App Son Espace Santé wiederfinden.
Der Adoptionsfragebogen
Öffnen Sie Einstellungen (Seitenmenü, Rubrik Organisation) und wählen Sie dann unter Mein Tierheim den Punkt Online-Adoptionen. Die Seite Adoptionsfragebogen erreichen Sie auch über die Schaltfläche Fragebogen auf der Seite der Bewerbungen.
- Aktivieren Sie Online-Bewerbungen annehmen.
- Verfassen Sie auf Wunsch einen Einleitungstext (optional).
- Passen Sie die standardmäßig vorgeschlagenen Fragen an (Wohnung, Garten, andere Tiere, Kinder, Abwesenheitszeiten, Erfahrung, Motivation, Einverständnis mit einem Besuch…). Wählen Sie für jede Frage den Antworttyp: Freitext, Ja / Nein, Auswahlliste (mit den Optionen (durch Kommas getrennt)) oder Zahl, und haken Sie bei Bedarf Pflichtfeld an.
- Frage hinzufügen fügt eine neue hinzu; tippen Sie auf Speichern.
Was der Besucher sieht
- Auf der öffentlichen Seite eines Tieres, das zur Adoption steht, tippt er auf Ich bewerbe mich. Eine allgemeine Bewerbung ohne bestimmtes Tier ist auch über die Adoptions-Schaltfläche Ihrer Website möglich.
- Er beantwortet den Fragebogen, ohne die Website zu verlassen und ohne die App zu installieren.
- Er erhält eine E-Mail und klickt, um seine Bewerbung zu bestätigen. Eine nicht bestätigte Bewerbung kommt nie in Ihrer App an.
Die Teammitglieder, die Tiere bearbeiten dürfen, werden über jede neue bestätigte Bewerbung per Benachrichtigung und per E-Mail informiert.
Die Bewerbungen bearbeiten
Alle Bewerbungen
Seitenmenü, Rubrik Verwaltung, dann Adoptionsbewerbungen: Die Seite listet die Akten Zu bearbeiten und Reserviert aller Tiere auf, einschließlich der allgemeinen Bewerbungen, mit dem Vermerk Über die Website, wenn sie aus dem Formular stammen. Öffnen Sie eine Akte, um zum Tier zu gelangen. Die Startseite zeigt außerdem die Zahl der zu bearbeitenden Bewerbungen.
Die Rubrik Adoption eines Tieres
Öffnen Sie im Tierprofil, Block Adoption, den Punkt Adoption („Bewerbungen, Reservierung und Übergabe“). Die Akten sind dort in Bewerbungen, Reserviert, Adoptiert und Abgelehnt oder storniert eingeteilt. Tippen Sie auf eine Akte, um die Kontaktdaten, die Antworten auf den Fragebogen und die Notizen zu lesen.
- Reservieren: Das Tier wechselt in den Status Reserviert;
- Ablehnen: Geben Sie einen Grund an, dann Ohne E-Mail ablehnen oder Ablehnen und E-Mail senden;
- Zurück zur Bewerbung oder Abbrechen bei einer reservierten Akte;
- Neue Akte: selbst eine Akte anlegen (Vorname, Name, E-Mail, Telefon) für Adoptierende, die nicht über die Website kommen.
Wenn Personen auf Ihrer Warteliste ein Tier wie dieses suchen, zeigt die Rubrik dies mit einer Schaltfläche Benachrichtigen an (siehe Warteliste für Adoptierende).
Die Adoption vorbereiten: Gebühr, Rechnungen und Dokumente
Wenn das Tier reserviert ist, bietet der Statusblock seines Profils Adoption vorbereiten an:
- Adoptierende/r: Die reservierte Akte wird übernommen. Wenn Sie den Status Reserviert von Hand gesetzt haben, wählen Sie den Kunden, der adoptiert: Die Rechnungen werden an ihn gerichtet.
- Gebühr und Rechnungen: Geben Sie die Schutzgebühr ein, fügen Sie Anzahlungen hinzu (Anzahlung hinzufügen) und dann Schlussrechnung erstellen, die bereits Abgerechnetes abzieht. Die App zeigt die Ausgaben seit der Ankunft des Tieres, einschließlich der Kosten der Pflegestelle, zum Vergleich mit der Gebühr.
- Dokumente: die Abgabe-Checkliste (Adoptionsvertrag, Kastrationsverpflichtung, tierärztliche Bescheinigung…), beschrieben unter Register und Abgänge.
Die Rechnungen werden als Entwurf angelegt: Prüfen und bestätigen Sie sie vor dem Versand (siehe Rechnungen). Zum Erstellen ist ein Schreibrecht für die Buchhaltung nötig. Die Adoptierenden können online bezahlen, wenn die Online-Zahlung aktiviert ist (siehe Online-Zahlung).
Das Gesundheitsheft an die Adoptierenden übergeben
Zwei Wege führen zur Übergabe: Gesundheitsheft übergeben bei einer reservierten Akte in der Rubrik Adoption oder Auf Adoptiert setzen unter Adoption vorbereiten, wodurch sich Adoption abschließen öffnet. Wählen Sie auf diesem Bildschirm die Art des Halterwechsels:
| Option | Was passiert |
|---|---|
| Gesundheitsheft per E-Mail übergeben (empfohlen) | Die Adoptierenden erhalten das Gesundheitsheft per E-Mail, legen ihr Konto auf einem einzigen Bildschirm an (oder melden sich an) und übernehmen das Tier, indem sie annehmen. |
| Auf ein bestehendes Konto übertragen | Die Adoptierenden nutzen die App bereits: Das Tier wird sofort auf ihr Konto übertragen. |
| Adoptierende ohne Konto | Das Tier bleibt in Ihrem Konto, als Adoptiert markiert; die Adoptierenden werden in Ihren Kunden erfasst. |
Fügen Sie auf Wunsch Ein Wort an die Familie (optional) hinzu und tippen Sie dann auf Gesundheitsheft senden und adoptieren oder Adoption erfassen. Für die Übergabe per E-Mail muss die Akte die E-Mail-Adresse der Adoptierenden enthalten.
Nach der Annahme wechselt das Tier in den Status Adoptiert, das Tierheim behält Lesezugriff auf sein Gesundheitsheft (den die Adoptierenden entziehen können), und das Profil zeigt bei den Adoptierenden, aus welchem Tierheim das Tier stammt. Das Tierheim bewahrt ein Abgangsblatt auf (siehe Register und Abgänge).
Nach der Adoption
- Neuigkeiten: 15 Tage und dann 90 Tage nach der Annahme erhalten die Adoptierenden eine E-Mail im Namen des Tierheims mit der Bitte, im Tagebuch des Tieres Neuigkeiten zu teilen. Die Akte zeigt, wann die E-Mail versandt und wann Neuigkeiten gegeben wurden.
- I-CAD-Meldung: Die Akte erinnert an den zu meldenden Halterwechsel; Meldung erfassen speichert das Datum und das Aktenzeichen (optional).
Auf Seiten der Adoptierenden
Die Adoptierenden erhalten eine E-Mail des Tierheims, legen ihr Son Espace Santé-Konto auf einem Bildschirm an oder melden sich an und finden das Tier mit seinen Impfungen, Gewichten und Dokumenten wieder. Sie können den Zugriff des Tierheims in ihren Freigaben verwalten (siehe Ein Tier teilen).
Häufige Fragen
Eine von einem Besucher angekündigte Bewerbung erscheint nicht.
Der Besucher muss seine Bewerbung bestätigen, indem er auf den per E-Mail erhaltenen Link klickt. Ohne Bestätigung wird sie nicht übermittelt.
Was ist der Unterschied zwischen Ablehnen und Abbrechen?
Ablehnen ist eine Antwort des Tierheims auf die Bewerbung, mit Begründung. Abbrechen zieht die Akte ohne Bewertung zurück, zum Beispiel wenn die Adoptierenden einen Rückzieher machen.