Adozione online
Un visitatore del suo sito presenta una candidatura per un animale; il suo team la gestisce nell'app, prenota l'animale, fattura il contributo di adozione, poi consegna il libretto sanitario all'adottante, che ritrova l'animale e tutto il suo storico nell'app Son Espace Santé.
Il questionario di adozione
Apra Impostazioni (menu laterale, sezione Organizzazione), poi in Il mio rifugio scelga Adozioni online. La pagina Questionario di adozione è accessibile anche dal pulsante Questionario della pagina delle candidature.
- Attivi Accetta candidature online.
- Se lo desidera, scriva un Testo introduttivo (facoltativo).
- Adatti le domande proposte per impostazione predefinita (abitazione, giardino, altri animali, bambini, tempo di assenza, esperienza, motivazione, consenso a una visita…). Per ogni Domanda, scelga il Tipo di risposta: Testo libero, Sì / No, Elenco di scelte (con le Scelte (separate da virgole)) o Numero, e spunti Campo obbligatorio se necessario.
- Aggiungi una domanda ne aggiunge una nuova; tocchi Salva.
Cosa vede il visitatore
- Sulla pagina pubblica di un animale in adozione, tocca Mi candido. È possibile anche una candidatura generale, senza un animale preciso, dal pulsante di adozione del suo sito.
- Risponde al questionario, senza lasciare il sito e senza installare l'app.
- Riceve un'email e clicca per confermare la candidatura. Una candidatura non confermata non arriva mai nella sua app.
I membri del team che possono modificare gli animali vengono avvisati di ogni nuova candidatura confermata, tramite notifica ed email.
Gestire le candidature
Tutte le candidature
Menu laterale, sezione Gestione, poi Candidature di adozione: la pagina elenca le pratiche Da gestire e Prenotato di tutti gli animali, comprese le candidature generali, con la dicitura Dal sito quando provengono dal modulo. Apra una pratica per andare all'animale. Anche la Pagina iniziale mostra il numero di candidature da gestire.
La sezione Adozione di un animale
Sulla scheda dell'animale, blocco Adozione, apra Adozione («Candidature, prenotazione e consegna»). Le pratiche vi sono classificate in Candidature, Prenotato, Adottato e Rifiutate o annullate. Tocchi una pratica per leggere i recapiti, le risposte al questionario e le note.
- Prenota: l'animale passa allo stato Prenotato;
- Rifiuta: indichi un motivo, poi Rifiuta senza email o Rifiuta e invia l'email;
- Riporta a candidatura o Annulla una pratica prenotata;
- Nuova pratica: crei lei stesso una pratica (nome, cognome, email, telefono) per un adottante che non passa dal sito.
Quando alcune persone della sua lista d'attesa cercano un animale come questo, la sezione lo indica con un pulsante Avvisa (vedere Lista d'attesa degli adottanti).
Preparare l'adozione: contributo, fatture e documenti
Quando l'animale è prenotato, il blocco dello stato della sua scheda propone Prepara l'adozione:
- Adottante: viene ripresa la pratica prenotata. Se ha impostato lo stato Prenotato manualmente, scelga il cliente che adotta: le fatture saranno intestate a lui.
- Contributo e fatture: inserisca il Contributo di adozione, aggiunga degli acconti (Aggiungi un acconto), poi Crea la fattura finale, che detrae quanto già fatturato. L'app ricorda le Spese dall'arrivo dell'animale, comprese le spese della famiglia affidataria, per confrontarle con il contributo.
- Documenti: la checklist di partenza (contratto di adozione, impegno di sterilizzazione, certificato veterinario…), descritta in Registri e uscita.
Le fatture vengono create come bozza: le verifichi e le convalidi prima dell'invio (vedere Fatture). Per crearle serve un diritto di scrittura sulla contabilità. L'adottante può pagare online se il pagamento online è attivato (vedere Pagamento online).
Consegnare il libretto all'adottante
Due percorsi portano alla consegna: Consegna il libretto su una pratica prenotata della sezione Adozione, oppure Segna come adottato da Prepara l'adozione, che apre Concludi l'adozione. In quest'ultima schermata, scelga il cambio di proprietario:
| Opzione | Cosa succede |
|---|---|
| Consegna il libretto via email (consigliato) | L'adottante riceve il libretto sanitario via email, crea il suo account in una sola schermata (o accede) e recupera l'animale accettandolo. |
| Trasferire verso un account esistente | L'adottante usa già l'app: l'animale viene trasferito immediatamente sul suo account. |
| Adottante senza account | L'animale resta nel suo account, segnato come Adottato; l'adottante viene registrato tra i suoi clienti. |
Se lo desidera, aggiunga Un messaggio per la famiglia (facoltativo), poi tocchi Invia il libretto e adotta o Registra l'adozione. Per la consegna via email, la pratica deve contenere l'email dell'adottante.
Dopo l'accettazione, l'animale passa allo stato Adottato, il rifugio conserva un accesso in lettura al suo libretto (che l'adottante può revocare) e la scheda indica, dal lato dell'adottante, presso quale rifugio è stato adottato. Il rifugio conserva una scheda di uscita (vedere Registri e uscita).
Dopo l'adozione
- Richieste di notizie: 15 giorni e poi 90 giorni dopo l'accettazione, l'adottante riceve un'email a nome del rifugio che lo invita a dare notizie nel diario dell'animale. La pratica indica quando è stata inviata l'email e quando sono state date notizie.
- Dichiarazione I-CAD: la pratica ricorda il cambio di proprietario da dichiarare; Registra la dichiarazione annota la data e il N° di pratica (facoltativo).
Dal lato dell'adottante
L'adottante riceve un'email dal rifugio, crea il suo account Son Espace Santé in una sola schermata o accede, e ritrova l'animale con i suoi vaccini, i suoi pesi e i suoi documenti. Può gestire l'accesso del rifugio dalle sue condivisioni (vedere Condivisione di un animale).
Domande frequenti
Una candidatura annunciata da un visitatore non compare.
Il visitatore deve confermare la candidatura cliccando sul link ricevuto via email. Senza conferma, non viene trasmessa.
Che differenza c'è tra rifiutare e annullare?
Rifiutare è una risposta del rifugio alla candidatura, con un motivo. Annullare ritira la pratica senza giudizio, ad esempio quando l'adottante si ritira.