Adoção online

Um visitante do seu site apresenta uma candidatura para um animal; a sua equipa trata-a na aplicação, reserva o animal, fatura a taxa de adoção e depois entrega o boletim sanitário ao adotante, que encontra o animal e todo o seu histórico na aplicação Son Espace Santé.

O questionário de adoção

Abra Definições (menu lateral, secção Organização) e depois, em O meu abrigo, escolha Adoções online. A página Questionário de adoção também está acessível a partir do botão Questionário da página das candidaturas.

1. Ative Aceitar candidaturas online.
2. Se quiser, escreva um Texto de introdução (opcional).
3. Adapte as perguntas propostas por predefinição (habitação, jardim, outros animais, crianças, tempo de ausência, experiência, motivação, acordo para uma visita…). Para cada Pergunta, escolha o Tipo de resposta: Texto livre, Sim / Não, Lista de opções (com as Opções (separadas por vírgulas)) ou Número, e assinale Campo obrigatório se necessário.
4. Adicionar uma pergunta acrescenta uma nova; toque em Guardar.

O que o visitante vê

1. Na página pública de um animal para adoção, toca em Candidatar-me. Também é possível uma candidatura geral, sem animal específico, a partir do botão de adoção do seu site.
2. Responde ao questionário, sem sair do site e sem instalar a aplicação.
3. Recebe um email e clica para confirmar a candidatura. Uma candidatura não confirmada nunca chega à sua aplicação.

Os membros da equipa que podem modificar os animais são avisados de cada nova candidatura confirmada, por notificação e por email.

Tratar as candidaturas

Todas as candidaturas

Menu lateral, secção Gestão, e depois Candidaturas de adoção: a página lista os processos A tratar e Reservado de todos os animais, incluindo as candidaturas gerais, com a indicação A partir do site quando vêm do formulário. Abra um processo para ir para o animal. O Início mostra também o número de candidaturas a tratar.

A secção Adoção de um animal

Na ficha do animal, bloco Adoção, abra Adoção («Candidaturas, reserva e entrega»). Os processos estão aí classificados em Candidaturas, Reservado, Adotado e Recusadas ou canceladas. Toque num processo para ler os dados de contacto, as respostas ao questionário e as notas.

• Reservar: o animal passa ao estado Reservado;
• Recusar: indique um motivo e depois Recusar sem email ou Recusar e enviar email;
• Voltar a candidatura ou Cancelar um processo reservado;
• Novo processo: criar o próprio processo (nome, apelido, email, telefone) para um adotante que não passa pelo site.

Quando pessoas da sua lista de espera procuram um animal como este, a secção indica-o com um botão Avisar (ver Lista de espera dos adotantes).

Preparar a adoção: taxa, faturas e documentos

Quando o animal está reservado, o bloco de estado da ficha propõe Preparar a adoção:

1. Adotante: o processo reservado é retomado. Se definiu o estado Reservado manualmente, escolha o cliente que adota: as faturas ser-lhe-ão dirigidas.
2. Taxa e faturas: introduza a Taxa de adoção, adicione sinais (Adicionar um sinal) e depois Criar a fatura final, que deduz o que já foi faturado. A aplicação lembra as Despesas desde a chegada do animal, incluindo as despesas da família de acolhimento, para comparar com a taxa.
3. Documentos: a lista de verificação de partida (contrato de adoção, compromisso de esterilização, certificado veterinário…), detalhada em Registos e saída.

As faturas são criadas como rascunho: verifique-as e valide-as antes do envio (ver Faturas). A criação exige direito de escrita sobre a contabilidade. O adotante pode pagar online se o pagamento online estiver ativado (ver Pagamento online).

Entregar o boletim ao adotante

Há dois caminhos para a entrega: Entregar o boletim num processo reservado da secção Adoção, ou Passar a Adotado a partir de Preparar a adoção, que abre Concluir a adoção. Neste último ecrã, escolha a mudança de tutor:

Opção	O que acontece
Entregar o boletim por email (recomendado)	O adotante recebe o boletim sanitário por email, cria a conta num só ecrã (ou inicia sessão) e recupera o animal ao aceitá-lo.
Transferir para uma conta existente	O adotante já utiliza a aplicação: o animal é transferido de imediato para a conta dele.
Adotante sem conta	O animal fica na sua conta, marcado como Adotado; o adotante é registado nos seus clientes.

Se quiser, adicione Uma palavra para a família (opcional) e depois toque em Enviar o boletim e adotar ou Registar a adoção. O processo tem de conter o email do adotante para a entrega por email.

Depois da aceitação, o animal passa ao estado Adotado, o abrigo mantém acesso de leitura ao boletim (que o adotante pode retirar) e a ficha indica, do lado do adotante, em que abrigo foi adotado. O abrigo conserva uma ficha de saída (ver Registos e saída).

Depois da adoção

• Pedidos de notícias: 15 dias e depois 90 dias após a aceitação, o adotante recebe um email em nome do abrigo a convidá-lo a dar notícias no diário do animal. O processo indica quando o email foi enviado e quando foram dadas notícias.
• Declaração I-CAD: o processo lembra a mudança de tutor a declarar; Registar a declaração regista a data e o N.º de processo (opcional).

Do lado do adotante

O adotante recebe um email do abrigo, cria a conta Son Espace Santé num só ecrã ou inicia sessão, e encontra o animal com as vacinas, os pesos e os documentos. Pode gerir o acesso do abrigo a partir das suas partilhas (ver Partilha de um animal).

Perguntas frequentes

Uma candidatura anunciada por um visitante não aparece.

O visitante tem de confirmar a candidatura clicando na ligação recebida por email. Sem confirmação, não é transmitida.

Qual a diferença entre recusar e cancelar?

Recusar é uma resposta do abrigo à candidatura, com um motivo. Cancelar retira o processo sem juízo, por exemplo quando o adotante desiste.