Liste d'attente des adoptants
Beaucoup de personnes contactent le refuge avant que l'animal qu'elles cherchent soit là : « prévenez-moi si vous avez un chaton », « un chien de petite taille qui s'entend avec les enfants ». La liste d'attente garde ces demandes et vous signale quand un animal pourrait leur correspondre.
Accéder à la liste d'attente
Ouvrez le menu latéral, rubrique Gestion, puis Liste d'attente. Les demandes y arrivent depuis le bloc « Liste d'attente » de votre site (voir Page publique), après confirmation par email, ou sont ajoutées à la main par votre équipe.
En haut de la page, trois compteurs indiquent les demandes Actif, celles de cette semaine et les personnes Intéressée. Les filtres trient par statut (Actif, Intéressée, Réservé, Clos, En attente de confirmation, Tous), par sexe et par source (Site web ou Manuel).
Ajouter une demande
- Appuyez sur Ajouter dans la barre d'actions.
- Renseignez les coordonnées : Prénom, Nom, Email, Téléphone, Région (au moins un nom ou un email).
- Indiquez ce que la personne recherche (voir les critères ci-dessous), la période (Pas avant, Pas après) et un Message.
- Enregistrez avec le bouton de sauvegarde en bas à droite.
Les critères d'une demande
| Critère | Choix |
|---|---|
| Race | Texte libre |
| Sexe souhaité | Sexe indifférent, Mâle, Femelle |
| Âge souhaité | Indifférent, Les petits, Adulte, Senior |
| Taille souhaitée | Indifférente, Petit, Moyen, Grand |
| Ententes | Doit être ok avec les chats, Doit être ok avec les chiens, Doit être ok avec les enfants (avec l'Âge du plus jeune enfant) |
| Cadre de vie | Extérieur disponible, Accepte un animal à besoins particuliers |
Les critères renseignés apparaissent sous forme d'étiquettes sur chaque demande (« ok chats », « ok enfants », « extérieur »…).
Prévenir les personnes quand un animal devient adoptable
L'application ne prévient jamais personne toute seule : c'est votre équipe qui décide.
- Ouvrez la fiche de l'animal, puis la rubrique Adoption. Si des demandes correspondent, elle affiche « N personne(s) attendent un animal comme [nom] ». L'Accueil le signale aussi dans le bloc À traiter.
- Appuyez sur Prévenir.
- Ajoutez si vous le souhaitez Un mot pour les familles (facultatif), puis appuyez sur Envoyer.
Chaque personne reçoit un email avec le lien vers la fiche publique de l'animal et une candidature déjà préparée (voir Adoption en ligne). Une personne n'est jamais prévenue deux fois pour le même animal.
Le lien « Dire au refuge que vous êtes intéressé » de l'email fait passer la demande au statut Intéressée : c'est le moment de recontacter la personne.
Comment la compatibilité est évaluée
Il s'agit d'un simple filtre, sans score : les demandes compatibles sont proposées de la plus ancienne à la plus récente.
- La taille est déduite du dernier poids de l'animal : petit jusqu'à 10 kg, moyen jusqu'à 25 kg, grand au-delà.
- L'âge : « les petits » avant un an, adulte avant 8 ans, senior ensuite.
- Les ententes avec les chats, les chiens ou les enfants se comparent aux informations de la fiche de l'animal : une mention « prudence » ne suffit pas.
- Un animal à besoins particuliers (senior, maladie en cours, handicap, chien catégorisé…) n'est proposé qu'aux personnes qui ont coché Accepte un animal à besoins particuliers.
- Pour les autres critères, une information absente de la demande ou de la fiche (pas de poids, pas de date de naissance) n'exclut pas la demande.
Suivre et clore les demandes
Sous chaque demande, Appeler, Écrire, Modifier, Fermer et Rouvrir permettent de la suivre. Une demande restée 90 jours sans réponse est close automatiquement ; la personne reçoit un email lui permettant de la réactiver.
Questions fréquentes
Les demandes des éleveurs et des refuges se mélangent-elles ?
Non. La liste du refuge ne contient que des demandes d'adoption, avec ses propres critères.
Pourquoi une demande reste « En attente de confirmation » ?
La personne n'a pas encore cliqué sur le lien de confirmation reçu par email après avoir rempli le formulaire de votre site.