Ehrenamtliche und Planung
Die Planung organisiert die Schichten der Ehrenamtlichen (Spaziergänge, Fütterung, Reinigung, Empfangsdienste…), zählt ihre Stunden und warnt, wenn eine Schicht unterbesetzt ist. Mit den Schnellaktionen und QR codes lässt sich ein Spaziergang oder eine Mahlzeit vor Ort mit einem Handgriff erfassen.
Die Planung öffnen
Öffnen Sie das Seitenmenü und tippen Sie auf Planung, oben im Menü oder in der Rubrik Organisation. Sie erreichen sie auch über die Liste der Tiere, Menü … der Aktionsleiste.
Die Seite hat vier Reiter: Tag, Woche, Musterwoche (nur für Administratoren) und Stundenzettel.
Sich für eine Schicht eintragen (Ehrenamtliche)
Unter Tag oder Woche zeigt jede Schicht ihre Uhrzeit, die Zahl der Eingetragenen im Verhältnis zur Kapazität und eventuelle Anweisungen.
- Ich trage mich ein reserviert Ihren Platz; Abmelden macht ihn wieder frei.
- Ist die Schicht voll, wird die Schaltfläche zu Auf die Warteliste setzen: Sagt jemand ab, rückt die erste wartende Person automatisch nach.
- Warteliste verlassen nimmt Sie von der Warteliste.
Am Vortag einer Schicht um 18 Uhr erhalten die Eingetragenen eine Erinnerung per Benachrichtigung und per E-Mail. Die Startseite zeigt außerdem Ihre nächsten Schichten und die noch offenen Schichten, mit einer Schaltfläche Ich trage mich ein.
Schichten anlegen (Administratoren)
Eine einmalige Schicht
- Tippen Sie unter Tag oder Woche in der Aktionsleiste auf Schicht hinzufügen.
- Geben Sie Datum, Uhrzeiten, Kapazität, eine Bezeichnung (optional) und Anweisungen (optional) ein.
- Tippen Sie auf Speichern.
Die Musterwoche
Der Reiter Musterwoche fasst die Schichten zusammen, die jede Woche wiederkehren. Wöchentliches Zeitfenster hinzufügen legt eine an (Tag, Uhrzeit, Kapazität, Bezeichnung); die App erstellt die Planung dann 4 Wochen im Voraus.
Jede wiederkehrende Schicht hat einen Typ: Spaziergang, Fütterung, Reinigung, Empfangsdienst, Tierarzttransport oder Sonstiges. Der Typ Spaziergang wird nur angeboten, wenn Ihr Tierheim Hunde aufnimmt. Mit den Schaltflächen der Schicht können Sie sie ändern, pausieren oder löschen.
Mitglieder rufen, wenn Leute fehlen
Öffnen Sie Einstellungen (Seitenmenü, Rubrik Organisation) und wählen Sie dann unter Mein Tierheim den Punkt Ehrenamtliche und Planung. Aktivieren Sie Mitglieder benachrichtigen, wenn eine Schicht am nächsten Tag unterbesetzt ist und tippen Sie dann auf Speichern.
Am Vorabend erhalten die Mitglieder dann eine Benachrichtigung, die sie einlädt, sich für unvollständige Schichten einzutragen. Die Schaltfläche Wiederkehrende Zeitfenster verwalten auf dieser Seite öffnet die Musterwoche.
Eine Schicht abschließen und die Stunden zählen
Zwei Stunden nach dem Ende einer Schicht schließt die App sie automatisch ab: Jedem Eingetragenen wird die Dauer der Schicht angerechnet. Ein Administrator kann auch auf Schließen tippen, um sie sofort abzuschließen.
Bei einer abgeschlossenen Schicht entfernt das Symbol Nicht erschienen neben einem Ehrenamtlichen dessen Stunden, wenn er nicht gekommen ist.
Der Stundenzettel
- Öffnen Sie den Reiter Stundenzettel.
- Wählen Sie den Zeitraum mit Von und Bis.
- Sehen Sie für jeden Ehrenamtlichen die Gesamtstunden, die Zahl der Schichten und die Aufschlüsselung nach Monat.
- Exportieren Sie mit PDF-Bescheinigung oder CSV.
Diese Stunden dienen zum Beispiel dazu, das Ehrenamt in Ihrem Tätigkeitsbericht darzustellen oder einem Ehrenamtlichen eine Bescheinigung auszustellen.
Die Schnellaktionen
Im Tierprofil bietet die Schaltfläche Aktion der Aktionsleiste mit einem Handgriff:
- Beginn des Spaziergangs und Ende des Spaziergangs (nur wenn Ihr Tierheim Hunde aufnimmt);
- Mahlzeit gegeben;
- Pflege und Hinweis, mit einem kurzen Text.
Jede Aktion wird im Verlauf des Tierheims gespeichert, sichtbar auf der Seite Verlauf (siehe Status der Tiere im Tierheim).
Die QR codes für Tiere und Bereiche
Das Blatt eines Tieres
Tippen Sie im Tierprofil im Menü … der Aktionsleiste auf QR code. Das Fenster Tierblatt zeigt den Haupt-QR code:
- Von einem Teammitglied gescannt, öffnet er das Profil mit den Schnellaktionen;
- von einem Besucher gescannt, öffnet er die öffentliche Seite, wenn das Tier auf der Website sichtbar ist.
Wählen Sie den Inhalt des gedruckten Blatts: QR code Spaziergang (ein Scan beim Losgehen, der nächste bei der Rückkehr), QR code Mahlzeit und bei einem Hund Infos zum Spaziergang (Maulkorb, Geschirr, beißt, Verträglichkeit, Anweisungen). Tippen Sie dann auf Blatt drucken (PDF), um es an der Box auszuhängen.
Geht ein gedrucktes Blatt verloren oder kursiert es außerhalb des Tierheims, macht Widerrufen und neu erzeugen die alten QR codes ungültig.
Mehrere Tiere auf einmal
- In der Liste der Tiere, Menü …, druckt QR-code-Bogen die QR codes mehrerer Tiere.
- Tippen Sie im Plan (Seitenmenü, Rubrik Verwaltung) auf einen Bereich oder eine Box: Eine Mahlzeit speichern erfasst eine Mahlzeit für die Tiere darin, und Bereichsblatt druckt ein Blatt mit dem QR code Mahlzeit für den ganzen Bereich.
Häufige Fragen
Kann ein Besucher durch Scannen eines QR codes einen Spaziergang erfassen?
Nein. Die Aktionen sind dem Team des Tierheims vorbehalten; ein Besucher sieht höchstens die öffentliche Seite des Tieres.
Ich sehe den Reiter Musterwoche nicht.
Er ist den Administratoren des Tierheims vorbehalten. Siehe Mitglieder und Rechte.