Voluntários e planeamento

Abrigo

O planeamento organiza os turnos dos voluntários (passeios, alimentação, limpeza, atendimento…), conta as horas e avisa quando falta gente num turno. As ações rápidas e os QR codes permitem registar um passeio ou uma refeição com um gesto, no local.

Abrir o planeamento

Abra o menu lateral e toque em Planeamento, no topo do menu ou na secção Organização. Também está acessível a partir da lista de Animais, menu … da barra de ações.

A página tem quatro separadores: Dia, Semana, Semana tipo (apenas administradores) e Folha de horas.

O planeamento dos voluntários e a folha de horas estão incluídos nos planos pagos. As ações rápidas e os QR codes continuam disponíveis em todos os planos.

Inscrever-se num turno (voluntários)

Em Dia ou Semana, cada turno indica o horário, o número de inscritos face à capacidade e as eventuais instruções.

  • Inscrever-me reserva o seu lugar; Cancelar a minha inscrição anula-o.
  • Quando o turno está completo, o botão passa a Entrar na lista de espera: se um inscrito desistir, a primeira pessoa em espera fica automaticamente com o lugar.
  • Sair da lista de espera retira-o da espera.

Na véspera de um turno, às 18h, os inscritos recebem um lembrete por notificação e por email. O Início mostra também os seus próximos turnos e os turnos por preencher, com um botão Inscrever-me.

Criar os turnos (administradores)

Um turno pontual

  1. Em Dia ou Semana, toque em Adicionar um turno na barra de ações.
  2. Indique a data, as horas, a Capacidade, uma Designação (opcional) e Instruções (opcional).
  3. Toque em Guardar.

A semana tipo

O separador Semana tipo agrupa os turnos que se repetem todas as semanas. Adicionar um horário semanal cria um (dia, horário, capacidade, designação); a aplicação gera depois o planeamento com 4 semanas de antecedência.

Cada turno recorrente tem um tipo: Passeio, Alimentação, Limpeza, Atendimento ao público, Transporte ao veterinário ou Outro. O tipo Passeio só é proposto se o seu abrigo acolher cães. Os botões do turno permitem alterá-lo, pô-lo em pausa ou eliminá-lo.

Chamar os membros quando falta gente

Abra Definições (menu lateral, secção Organização) e depois, em O meu abrigo, escolha Voluntários e planeamento. Ative Chamar os membros quando um turno do dia seguinte tiver falta de pessoas e toque em Guardar.

Na véspera à noite, os membros recebem então uma notificação que os convida a inscreverem-se nos turnos incompletos. O botão Gerir os horários recorrentes desta página abre a semana tipo.

Encerrar um turno e contar as horas

Duas horas após o fim de um turno, a aplicação encerra-o automaticamente: a cada inscrito é contada a duração do turno. Um administrador pode também tocar em Fechar para o encerrar de imediato.

Num turno encerrado, o ícone Faltou ao lado de um voluntário retira-lhe as horas se não tiver vindo.

A folha de horas

  1. Abra o separador Folha de horas.
  2. Escolha o período com De e Até.
  3. Consulte para cada voluntário o total de horas, o número de turnos e o detalhe por mês.
  4. Exporte com Certificado PDF ou CSV.

Estas horas servem, por exemplo, para valorizar o voluntariado no seu relatório de atividades ou para entregar um certificado a um voluntário.

As ações rápidas

Na ficha de um animal, o botão Ação da barra de ações propõe, com um gesto:

  • Início do passeio e Fim do passeio (apenas se o seu abrigo acolher cães);
  • Refeição dada;
  • Cuidado e Observação, com um texto curto.

Cada ação é registada no diário do abrigo, visível na página Acompanhamento (ver Estados dos animais no abrigo).

Os QR codes dos animais e das zonas

A ficha de um animal

Na ficha do animal, menu … da barra de ações, toque em QR code. A janela Ficha do animal mostra o QR code principal:

  • digitalizado por um membro da equipa, abre a ficha com as ações rápidas;
  • digitalizado por um visitante, abre a página pública se o animal estiver visível no site.

Escolha o conteúdo da ficha impressa: QR code de passeio (uma leitura para a saída, a seguinte para o regresso), QR code de refeição e, para um cão, Informações de passeio (açaime, peitoral, morde, convivência, instruções). Toque depois em Imprimir a ficha (PDF) para a afixar na box.

Se uma ficha impressa se perder ou circular fora do abrigo, Revogar e gerar de novo torna inválidos os QR codes antigos.

Vários animais ao mesmo tempo

  • Na lista de Animais, menu …, Folha de QR codes imprime os QR codes de vários animais.
  • No Plano (menu lateral, secção Gestão), toque numa zona ou numa box: Registar uma refeição regista uma refeição para os respetivos animais, e Ficha da zona imprime uma ficha com o QR code de refeição para toda a zona.
Conselho: um QR code de ação pede sempre confirmação antes de registar: uma leitura por engano não regista nada.

Perguntas frequentes

Um visitante pode registar um passeio ao digitalizar um QR code?

Não. As ações estão reservadas à equipa do abrigo; um visitante vê, no máximo, a página pública do animal.

Não vejo o separador Semana tipo.

Está reservado aos administradores do abrigo. Ver Membros e direitos.