Bénévoles et planning
Le planning organise les créneaux des bénévoles (promenades, nourrissage, nettoyage, permanences…), compte leurs heures et prévient quand un créneau manque de monde. Les actions rapides et les QR codes permettent de noter une promenade ou un repas en un geste, sur place.
Ouvrir le planning
Ouvrez le menu latéral et appuyez sur Planning, en haut du menu ou dans la rubrique Organisation. Il est aussi accessible depuis la liste des Animaux, menu … de la barre d'actions.
La page compte quatre onglets : Jour, Semaine, Semaine type (administrateurs seulement) et Feuille d'heures.
S'inscrire sur un créneau (bénévoles)
Dans Jour ou Semaine, chaque créneau indique son horaire, le nombre d'inscrits par rapport à sa capacité et les consignes éventuelles.
- Je m'inscris réserve votre place ; Me désinscrire l'annule.
- Quand le créneau est complet, le bouton devient Rejoindre la liste d'attente : si un inscrit se désiste, la première personne en attente prend sa place automatiquement.
- Quitter la liste d'attente vous retire de l'attente.
La veille d'un créneau à 18 h, les inscrits reçoivent un rappel par notification et par email. L'Accueil affiche aussi vos prochains créneaux et les créneaux à pourvoir, avec un bouton Je m'inscris.
Créer les créneaux (administrateurs)
Un créneau ponctuel
- Dans Jour ou Semaine, appuyez sur Ajouter un créneau dans la barre d'actions.
- Indiquez la date, les heures, la Capacité, un Libellé (facultatif) et des Consignes (facultatif).
- Appuyez sur Sauvegarder.
La semaine type
L'onglet Semaine type regroupe les créneaux qui reviennent chaque semaine. Ajouter un créneau hebdomadaire en crée un (jour, horaire, capacité, libellé) ; l'application génère ensuite le planning 4 semaines à l'avance.
Chaque créneau récurrent a un type : Promenade, Nourrissage, Nettoyage, Permanence accueil, Transport vétérinaire ou Autre. Le type Promenade n'est proposé que si votre refuge accueille des chiens. Les boutons du créneau permettent de le modifier, le mettre en pause ou le supprimer.
Appeler les membres quand il manque du monde
Ouvrez Réglages (menu latéral, rubrique Organisation), puis dans Mon refuge choisissez Bénévoles et planning. Activez Appeler les membres quand un créneau du lendemain manque de bénévoles, puis appuyez sur Sauvegarder.
La veille au soir, les membres reçoivent alors une notification qui les invite à s'inscrire sur les créneaux incomplets. Le bouton Gérer les créneaux récurrents de cette page ouvre la semaine type.
Clôturer un créneau et compter les heures
Deux heures après la fin d'un créneau, l'application le clôture automatiquement : chaque inscrit se voit compter la durée du créneau. Un administrateur peut aussi appuyer sur Fermer pour le clôturer tout de suite.
Sur un créneau clôturé, l'icône Absent à côté d'un bénévole retire ses heures s'il n'est pas venu.
La feuille d'heures
- Ouvrez l'onglet Feuille d'heures.
- Choisissez la période avec De et Au.
- Consultez pour chaque bénévole le total d'heures, le nombre de créneaux et le détail par mois.
- Exportez avec Attestation PDF ou CSV.
Ces heures servent par exemple à valoriser le bénévolat dans votre rapport d'activité ou à remettre une attestation à un bénévole.
Les actions rapides
Sur la fiche d'un animal, le bouton Action de la barre d'actions propose en un geste :
- Début promenade et Fin promenade (seulement si votre refuge accueille des chiens) ;
- Repas donné ;
- Soin et Remarque, avec un court texte.
Chaque action est enregistrée dans le journal du refuge, visible sur la page Suivi (voir Statuts des animaux au refuge).
Les QR codes des animaux et des zones
La fiche d'un animal
Sur la fiche de l'animal, menu … de la barre d'actions, appuyez sur QR code. La fenêtre Fiche animal montre le QR code principal :
- scanné par un membre de l'équipe, il ouvre la fiche avec les actions rapides ;
- scanné par un visiteur, il ouvre la page publique si l'animal est visible sur le site.
Choisissez le contenu de la fiche imprimée : QR code promenade (un scan pour le départ, le suivant pour le retour), QR code repas et, pour un chien, Infos de promenade (muselière, harnais, mordeur, ententes, consignes). Appuyez ensuite sur Imprimer la fiche (PDF) pour l'afficher sur le box.
Si une fiche imprimée est perdue ou circule hors du refuge, Révoquer et régénérer rend les anciens QR codes invalides.
Plusieurs animaux à la fois
- Dans la liste des Animaux, menu …, Planche de QR codes imprime les QR codes de plusieurs animaux.
- Sur le Plan (menu latéral, rubrique Gestion), appuyez sur une zone ou un box : Sauvegarder un repas enregistre un repas pour ses animaux, et Fiche zone imprime une fiche avec le QR code repas pour toute la zone.
Questions fréquentes
Un visiteur peut-il enregistrer une promenade en scannant un QR code ?
Non. Les actions sont réservées à l'équipe du refuge ; un visiteur voit au mieux la page publique de l'animal.
Je ne vois pas l'onglet Semaine type.
Il est réservé aux administrateurs du refuge. Voir Membres et droits.