Faire connaître vos animaux
Un animal adopté est d'abord un animal qu'on a montré. L'application prépare pour vous les supports de communication de votre refuge à partir des informations déjà saisies sur les fiches : vous n'avez plus à refaire une affiche à la main ni à composer chaque publication.
Trois outils sont réunis ici :
- l'affiche d'adoption, un PDF à imprimer pour le box, la vitrine d'un commerce ou la salle d'attente du vétérinaire ;
- la carte de partage, une image prête à publier sur les réseaux sociaux ;
- le rapport annuel, un PDF qui résume l'année du refuge pour l'assemblée générale.
Ces fonctions sont propres à l'application Refuge.
Avant de commencer : soigner la fiche de l'animal
L'affiche et la carte reprennent automatiquement le contenu de la fiche. Plus elle est complète, plus elles donnent envie.
- Une belle photo de l'animal : c'est elle qui occupe la plus grande place.
- Son caractère et sa description : quelques phrases vivantes valent mieux qu'un long texte, qui sera raccourci sur l'affiche.
- Ses ententes avec les chiens, les chats et les enfants, qui apparaissent sur l'affiche sous forme de pastilles colorées (Oui, Avec précaution, Non). Une entente non renseignée s'affiche comme « Non » : pensez à les remplir toutes les trois.
- Son statut à jour (adoptable, réservé…) : la durée d'attente affichée est calculée depuis le dernier changement de statut. Voir Animaux et statuts du refuge.
L'affiche d'adoption
Ce que contient l'affiche
- La photo de l'animal en grand, avec le bandeau À l'adoption et le nom et le logo du refuge.
- La mention Cherche une famille, le nom de l'animal, son espèce, sa race, son sexe et son âge.
- Le nombre de jours d'attente (« En attente depuis … jours »).
- Son caractère et sa description, raccourcis si besoin pour tenir sur la page.
- Ses ententes avec les autres animaux et les enfants.
- Un QR code accompagné de « Scannez pour rencontrer » suivi du nom de l'animal : il ouvre sa page sur votre site public.
- Les coordonnées du refuge : téléphone, email et adresse de votre site.
Si l'animal n'a pas de photo, un emplacement décoratif la remplace : l'affiche reste utilisable, mais elle sera bien moins efficace.
Imprimer l'affiche d'un animal
- Ouvrez la fiche de l'animal (bouton Animaux de la barre du bas, puis l'animal).
- Dans la barre d'actions en bas de l'écran, appuyez sur le bouton … pour ouvrir le menu.
- Choisissez Affiche d'adoption.
- Sélectionnez le format A4 ou A5.
- Appuyez sur Clair ou Sombre selon le style souhaité. L'affiche est générée puis ouverte en PDF, prête à imprimer ou à envoyer.
| Choix | Quand l'utiliser |
|---|---|
| A4 | Une grande affiche pour le box, un panneau ou une vitrine. |
| A5 | Un format plus petit, pratique pour un comptoir ou un tableau d'annonces. |
| Clair | Un fond lumineux, économe en encre, aux couleurs adaptées au sexe de l'animal. |
| Sombre | Un fond foncé qui fait ressortir la photo, idéal pour un écran ou une vitrine. |
Imprimer les affiches de plusieurs animaux d'un coup
Pour renouveler toutes les affiches d'une vitrine ou préparer une journée portes ouvertes :
- Ouvrez la liste de vos animaux avec le bouton Animaux.
- Utilisez au besoin les filtres pour n'afficher que les animaux voulus (une espèce, un statut…).
- Dans la barre d'actions, appuyez sur … puis sur Affiches d'adoption.
L'application produit un seul PDF au format A5, style clair, avec une page par animal. Seuls les animaux affichés dans la liste et marqués comme disponibles à l'adoption (case A adopter de leur fiche) sont inclus ; les animaux décédés sont écartés.
À ne pas confondre avec la fiche de box
Le même menu propose aussi QR code, qui imprime la fiche de box destinée à l'équipe (actions rapides, promenades, repas). L'affiche d'adoption, elle, s'adresse au public. Les deux peuvent cohabiter sur la porte du box.
La carte de partage pour les réseaux sociaux
La carte de partage est une image verticale, au format des publications des réseaux sociaux, accompagnée d'un texte d'accroche déjà rédigé.
Ce que contient la carte
- La photo de l'animal en pleine image (ou un fond coloré s'il n'en a pas).
- Un bandeau Cherche une famille, ou Réservé si l'animal est déjà réservé.
- Son nom, son espèce et son âge.
- Une accroche : à partir de 30 jours d'attente, « Depuis … jours, [nom] attend une famille. Et si c'était la vôtre ? » ; sinon, son caractère.
- Le nom du refuge et l'adresse de la page de l'animal sur votre site.
Partager un animal
- Ouvrez la fiche de l'animal.
- Dans la barre d'actions, appuyez sur … puis sur Partager.
- L'aperçu de la carte s'affiche avec le texte d'accroche en titre.
- Choisissez comment la diffuser (voir ci-dessous). Le texte d'accroche et le lien vers la page de l'animal sont joints à l'image quand l'application choisie le permet.
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Partager en story Instagram | Sur téléphone, si l'application Instagram est installée : ouvre directement une story avec la carte en fond. |
| Partager en story Facebook | Même chose pour une story Facebook. |
| Partager (ou Plus d'options de partage) | Ouvre le menu de partage du téléphone : WhatsApp, Messenger, email, publication Facebook… |
| Partager ou télécharger l'image | Sur ordinateur : partage l'image ou l'enregistre, pour la publier ensuite depuis votre navigateur. |
L'application ne publie jamais rien à votre place : c'est toujours vous qui choisissez où et quand la carte est diffusée.
Ne pas oublier les animaux qui attendent depuis longtemps
L'application garde la trace de chaque mise en avant : un partage depuis la fiche ou la génération d'une affiche compte comme une mise en avant.
- Sur la fiche de l'animal, le bloc de statut indique la Dernière mise en avant (aujourd'hui, ou il y a combien de jours).
- Sur l'Accueil, le bloc À traiter liste les animaux en long séjour (adoptables ou en famille d'accueil) qui n'ont pas été mis en avant depuis au moins 14 jours, ou jamais. Chaque ligne indique depuis combien de temps l'animal attend et porte un bouton Partager qui ouvre directement sa carte de partage.
Au-delà de quel délai un séjour est-il « long » ? 90 jours par défaut. Vous pouvez le changer : menu latéral, rubrique Organisation > Réglages, section Mon refuge > Séjours au refuge, champ Alerte longs séjours après (jours), puis Sauvegarder.
Le rapport annuel pour l'assemblée générale
Chaque année, l'assemblée générale demande un bilan de l'activité. Le rapport annuel le prépare à partir des données saisies dans l'application, avec la comparaison avec l'année précédente.
Générer le rapport
- Ouvrez le menu latéral, rubrique Organisation, puis Statistiques.
- Avec le sélecteur de date en haut de l'écran, placez-vous sur une date de l'année voulue.
- Dans la carte Année, vérifiez les chiffres clés comparés à l'année précédente.
- Appuyez sur Rapport annuel (PDF). Le document s'ouvre, prêt à imprimer ou à joindre à la convocation.
Ce que contient le rapport
Un PDF en format paysage, une page par thème, avec pour chaque chiffre l'année choisie et l'année précédente :
Chiffres clés
Entrées, adoptions, durée moyenne de séjour, taux de retour et animaux présents en fin d'année.
Entrées et sorties
Les entrées selon leur provenance, les sorties par type et les adoptions par espèce.
Familles d'accueil et bénévolat
Placements en famille d'accueil, jours passés en famille, familles mobilisées, bénévoles et heures de bénévolat.
Dons, adhésions et coûts
Dons et adhésions, donateurs, parrainages, coût de prise en charge, coût moyen par animal et animaux les plus coûteux.
Les blocs dépendent de ce que vous utilisez dans l'application : les heures de bénévolat viennent du planning des bénévoles (seuls les créneaux clôturés comptent), les dons et adhésions des dons et reçus fiscaux, les jours en famille des familles d'accueil, et les coûts de vos factures fournisseurs, de la pharmacie et des chirurgies (voir Statistiques).
Le rapport est rédigé dans la langue choisie pour les documents de votre organisation.
Pour aller plus loin
- Page publique : la vitrine en ligne vers laquelle renvoient affiches et cartes.
- Adoption en ligne : recevoir les candidatures des personnes qui ont vu vos affiches.
- Liste d'attente des adoptants : prévenir les personnes qui attendent un animal comme celui que vous mettez en avant.
- Dons et reçus fiscaux : collecter et remercier les donateurs.
- Statistiques : le détail des chiffres du refuge et du coût par animal.
Questions fréquentes
Je ne vois pas les boutons Partager et Affiche d'adoption.
Ils n'existent que dans l'application Refuge et ne s'affichent que si vous avez le droit de modifier l'animal. Demandez à un administrateur de vérifier vos droits.
L'affiche de plusieurs animaux est vide ou ne se génère pas.
Vérifiez que les animaux de la liste sont bien cochés A adopter sur leur fiche et que vos filtres ne masquent pas ceux que vous voulez imprimer.
Puis-je publier automatiquement sur la page Facebook du refuge ?
Non. L'application prépare l'image et le texte, puis ouvre le partage de votre téléphone : la publication reste entre vos mains.
Les chiffres du rapport ne correspondent pas à mes cahiers.
Le rapport reprend exactement les chiffres de l'écran Statistiques. Des statuts non mis à jour ou des sorties non enregistrées faussent les entrées, les adoptions et les durées de séjour : corrigez les fiches concernées, puis générez à nouveau le rapport.